Pogrešate prednosti brezpapirne pisarne?

Brezpapirna pisarna zagotavlja delo brez ovir in boljšo produktivnost, saj odpravlja ročne procese in avtomatizira ponavljajoča se opravila. Medtem ko je bila digitalna pisarna nekoč izven dosega številnih organizacij, je sodobna tehnologija pripomogla k temu, da je postalo brezpapirno poslovanje enostavnejše in tako rekoč že skoraj obvezno.

 

Pri pravilni implementaciji in konfiguraciji lahko programska oprema brezpapirne pisarne zaposlenim pomaga do hitrega dostopa do vsebine, ki jih potrebujejo pri vsakdanjem delu, kar posledično pomeni, da je delo opravljeno hitro, datoteke pa so varno arhivirane za kasnejše potrebe. To ne preseneča, saj se zaposlenim ni treba ukvarjati s časovno potratnimi opravili ali skrbni, da ne bodo našli želenih dokumentov.

 

Povsem elektronsko okolje pripomore k hitrejši in precej bolj točni obdelavi računov, nabavnih naročil in celo servisnih naročil. Na primer, če nam dobavitelj dostavi informacijo v elektronki obliki, je programska oprema brezpapirne pisarne sposobna samodejno zajeti vse relevantne podatke in samodejno izbrisati tiste, ki niso potrebni ali so podvojeni. To zaposlenim omogoča, da se lahko zgolj osredotočijo na analizo podatkov.

 

Tu je pet razlogov, zakaj bi morale organizacije vložiti trud v realizacijo brezpapirnih pisarn:

 

Poenostavljen tek dela

Ko je prava vsebina dostopna na dotik gumba, zadostuje zgolj sekunda za preusmeritev ali deljenje dokumentov s številnimi sodelavci iz različnih oddelkov in z različnimi sistemi. Enostaven dostop do vsebin poenostavi marsikateri postopek, ko je na primer proces potrjevanja.

 

Večja agilnost

Poslovanje konkurenčnih podjetij bo s časom postalo le še hitrejše, agilnost brezpapirne pisarne pa vam bo dala dovolj vitalnosti, da boste ostali konkurenčni,

 

Zmanjšanje poslovnih tveganj

Popolno digitalno okolje poleg hitrega dela omogoča tudi večjo varnost. Dostopne pravice in varnost podatkov omogočata enostavno in manj drago zagotavljanje združljivosti z raznimi standardi. Poleg tega zmanjšuje možnost odtujitve ali izgube dokumentov in s tem prihodka. V primerjavi s klasičnim poslovanjem, brezpapirna pisarna dejansko pripomore k lažjemu varovanju poslovnih skrivnosti, kot so na primer podatki strank in zaposlenih.

Izboljšana izterjava

Računovodske službe običajno največ pridobijo z uvedbo brezpapirnih pisarn, predvsem pa ko je govora o izterjavi dolgov. Največja težava je namreč dostop do vseh dokumentov, medtem ko je zaposleni na telefonu s stranko. Bi brezpapirni pisarni pa so vsi dokumenti le en klik stran, zato je njihovo iskanje hitro in enostavno.

 

Večja preglednost

Z uporabo digitalnih delovnih krogov namesto papirnih, lahko dosežemo tudi večjo preglednost, kar poslovodstvu omogoča, da lahko spremlja poslovne procese v realnem času. To pa pripomore k lažji prepoznavi težav in priložnosti za izboljšavo.

 

Prehod na brezpapirno poslovanje ima opazen vpliv na celoten poslovni ekosistem bolj kot kadarkoli prej. Tovrstni sistemi so postali dostopni tudi manjšim organizacijam, ki lahko z njihovo pomočjo postanejo še bolj učinkovite in dobičkonosne. Poleg tega so ti sistemi že dovolj dodelani, da lahko njihove prednosti razširimo tudi na partnerske organizacije. Če želite izvedeti še več o brezpapirnih pisarnah in njihovih prednostih, se obrnite na strokovnjake podjetja Vibor d.o.o., ki vam bodo z veseljem priskočili na pomoč.