Dokumentni sistem
Ko upravljanje z dokumenti prinaša konkurenčno prednost
Upravljanje z dokumenti
Vibor REŠITVE zagotavljajo strankam popolno uporabo funkcij in možnosti s produkti, ki so preprosti za uporabo in vzdrževanje.
Viborjevo omrežje uporablja mednarodno bazo znanja strank in s tem omogoča svojim partnerjem širitev poslovanja.
Z našimi strankami delamo v resničnem svetu, kjer z izvajanjem naših storitev presegamo pričakovanja.
Prednosti uporabe
Boljša komunikacija in dostop do informacij znotraj podjetja
Izboljšano upravljanje premoženja in učinkovito porabo le-tega
Dokumentni izziv za vašo organizacijo?
- Imate težave z različnimi formati, ki jih partnerji uporabljajo?
- Obdelujete in vnašate podatke v različne sisteme ročno?
- Ste se sposobni spopasti z večjim navalom strank v kratkem obdobju?
- Če imate podružnice, so podatkovno povezane?
- Ali arhivirate vso potrebno dokumentacijo? Ste prepričani?
- Imate veliko ozkih grl v procesu odobritve dokumentov?
Kako vam lahko pomagamo?
- Razumemo in poznamo procese.
- Uskladimo vam papirno dokumentacijo in digitalne sisteme.
- Upravljamo procese od zajema podatkov do arhiviranja dokumentov. V celoti.
- Izboljšamo procesne spremembe in usposobimo osebje za učinkovito delo.
- Nadgradimo prodajno komunikacijo.
- Zmanjšamo stroške administracije.
PRISTOP
Izboljšanje poslovnih procesov v 5. korakih
Prvi korak: Razumevanje
V prvem koraku hočemo razumeti kaj vaše podjetje želi doseči, tako kratkoročno kot dolgoročno. Nato merimo in analiziramo kako se pretakajo informacije v podjetje in znotraj podjetja in kakšne rezultate te informacije prinašajo. Pregledamo vhodne in izhodne vzorce pretakanja informacij ter ključne poslovne procese, na katere morda še pomislili niste.
Drugi korak: Izboljšanje
Zagotovili bomo izvedljive rešitve, ki obravnavajo vnose, upravljanje in iznose dokumentov, prav tako tudi procese, trajnost in delovne prakse upravljanja z dokumenti.
Tretji korak: Preoblikovanje
S strokovnim pristopom in skrbno pripravljenim načrtom dosežemo uspešen prehod iz sedanjega stanja v želeno stanje z informacijami, ki smo si jih pridobili do sedaj. Z uporabo preizkušenih orodij, strokovnjaki izdelajo analizo vedenja zaposlenih in pridobijo vpogled nad stroški, ki nastajajo. Oblikuje se možnost izboljšanja procesov, ki se sprejme kot kultura v podjetju in ne le kratkotrajni varčevalni program.
Četrti korak: Upravljanje
Upravljanje je nujen korak za dosego ciljev, ki smo jih skupaj stranko zastavili. Uvajamo dragocena orodja za upravljanje z dokumenti, ki vam zagotavljajo jasen vpogled v informacije, katere vsakodnevno potrebujete za sprejemanje pomembnih odločitev. Zagotavljamo maksimalno produktivnost in zadovoljstvo uporabnikov.
Peti korak: Optimiziranje
V poslovanju ni nič statičnega. Pri vsakem procesu se skupaj z rastjo podjetja pokažejo priložnosti za izboljšave in spremembe. Mi vam pomagamo te spremembe zaznati ter vam ponudimo pot do optimizacije vaših poslovnih procesov in doseganje poslovnih planov
POSLOVNI PROCESI
Obvladovanje poslovnih procesov, njihova optimizacija, cenovno ugodna ter stabilna rešitev.
Moduli
Aplikacije, ki olajšajo integracijo dokumentnega sistema
WORKFLOW MANAGER
Design in prikaz delovnih tokov
MOBILE
Mobilna aplikacija in povezljivost
CONNECT TO OUTLOOK
Integracija z MS Outlook
BARCODE & FORMS
Indeksiranje z uporabo črtnih kod in form
IMPORT
Uvoz in shranjevanje dokumentov
TASK MANAGER
Obveščanje o nalogah in procesih
SMART CONNECT
Integracija z ostalimi sistemi
INTELLIGENT INDEXING
Samodejno indeksiranje s pomočjo samoučeče funkcije
Prednosti uporabe
To kar cenijo naše stranke
1
2
3
4
5
1
RAZŠIRLJIVOST
Vpeljava nove programske opreme je vedno enostavnejša če se začne z majhnimi koraki in v manjših oddelkih. Proces pa lahko nato enostavno zaključimo na nivoju celotne organizacije.
2
INTEGRACIJA
Enostavna integracija v sisteme tretje osebe je prednost dobrih sistemov. Sposobnost prilagajanja in nemotenega delovanja je lastnost, ki vam bo omogočila lažji prehod na višji nivo uporabniške izkušnje.
3
INOVATIVNOST
Možnosti razvoja programske opreme prilagojene potrebam stranke je konkurenčna prednost, ki jo na globalnem trgu potrebujemo vsi.
4
VARNOST
Izguba ali kraja podatkov sta neprijetna dogodka in za poslovanje podjejta nevarna dogodka. Izognemo se jim lahko enostavnimi ukrepi ter rešitvami.
5
DOSTOPNOST
Dostop takrat ko ga potrebujemo in kdor ga potrebuje, zanesljiv in cenovno ugoden sistem pa je nekaj kar potrebuje vsaka organizacija.
Zakonska skladnost
Akreditacija programske opreme in priprava notranjih pravil.
Akreditacija programske opreme Docuware
Podjetje Vibor d.o.o. je pri Arhivu RS registriran ponudnik opreme in storitev za zajem in hrambo gradiva v elektronski obliki. Od Arhiva RS smo prejeli tudi certifikat, ki potrjuje, da je je programska oprema DocuWare akreditirana in s tem potrjeno tudi zakonsko skladna.
Zakaj izbrati Vibor
Ponujamo že pripravljena vzorčna notranja pravila za programski paket DocuWare
Pripravimo vam lahko tudi lastna notranja pravila in vam pomagamo pri postopku potrjevanja pri Arhivu RS.
Priprava klasifikacijskih načrtov za različne organizacije.
Ažuriranje notranjih pravil zaradi zahtev zakonodaje, sprememb procesov, itd. izvajamo mi brez dodatnih stroškov.
Obvezni letni revizijski pregled za vas izvedemo stroškovno ugodno in brez obremenitev vašega kadra.
Zagotavljamo celovito varovanje informacij in pripravo na novo uredbo o varovanju osebnih podatkov.
Pomagamo pri usklajevanju med vami in ponudniki hrambe ali izbiri ponudnika dokumentacijskega sistema.
Ureditev zakonsko skladnega arhiva in priprava notranjih pravil
Sprejem notranjih pravil je pomemben predvsem za zagotavljanje pravne veljavnosti elektronsko hranjenih dokumentov. Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih /ZVDAGA/ (Ur. l. RS, št. 30/2006) namreč pravno veljavnost le-teh veže na obstoj (in izvajanje) potrjenih notranjih pravil. Posamezni subjekti lahko svoja notranja pravila pošljejo v potrditev Arhivu RS. Le-ta preveri skladnost pravil z zakonodajo in enotnimi tehnološkimi zahtevami – če skladnost ugotovi, ta pravila potrdi, s čemer se gradivu, katerega oseba hrani, zagotovi pravna veljavnost že na podlagi zakona.
Organizacija, ki bo zajemala ali hranila gradiva v elektronski obliki, lahko skladno z 18. členom ZVDAGA pripravi notranja pravila. Javnopravne osebe obvezno, osebe zasebnega prava prostovoljno. Notranja pravila pošljejo v potrditev Arhivu RS na podlagi določil 19. člena ZVDAGA. Sam postopek potrjevanja notranjih pravil podrobneje določa 7. člen Uredbe o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva /UVDAG/ (Ur. l. RS, št. 86/2006).
