• Dokumentni sistem

    Naše rešitve vam nudijo lažje in bolj pregledno upravljanje z dokumenti ter s tem večjo produktivnost

    Nazaj na prvo stran

Dokumentni sistem

Naš pristop

Prednosti uporabe

Poslovni procesi ter moduli

Zakonska skladnost

Dokumentni sistem

Ko upravljanje z dokumenti prinaša konkurenčno prednost

Upravljanje z dokumenti

Vibor REŠITVE zagotavljajo strankam popolno uporabo funkcij in možnosti s produkti, ki so preprosti za uporabo in vzdrževanje.

Viborjevo omrežje uporablja mednarodno bazo znanja strank in s tem omogoča svojim partnerjem širitev poslovanja.

Z našimi strankami delamo v resničnem svetu, kjer z izvajanjem naših storitev presegamo pričakovanja.

Prednosti uporabe

Nižji stroški kreiranja, distribucije in shranjevanja dokumentov

Boljša komunikacija in dostop do informacij znotraj podjetja

Izboljšano upravljanje premoženja in učinkovito porabo le-tega

Dokumentni izziv za vašo organizacijo?

  • Imate težave z različnimi formati, ki jih partnerji uporabljajo?
  • Obdelujete in vnašate podatke v različne sisteme ročno?
  • Ste se sposobni spopasti z večjim navalom strank v kratkem obdobju?
  • Če imate podružnice, so podatkovno povezane?
  • Ali arhivirate vso potrebno dokumentacijo? Ste prepričani?
  • Imate veliko ozkih grl v procesu odobritve dokumentov?

Kako vam lahko pomagamo?

  • Razumemo in poznamo procese.
  • Uskladimo vam papirno dokumentacijo in digitalne sisteme.
  • Upravljamo procese od zajema podatkov do arhiviranja dokumentov. V celoti.
  • Izboljšamo procesne spremembe in usposobimo osebje za učinkovito delo.
  • Nadgradimo prodajno komunikacijo.
  • Zmanjšamo stroške administracije.

PRISTOP

Izboljšanje poslovnih procesov v 5. korakih

Prvi korak: Razumevanje

V prvem koraku hočemo razumeti kaj vaše podjetje želi doseči, tako kratkoročno kot dolgoročno.  Nato merimo in analiziramo kako se pretakajo informacije v podjetje in znotraj podjetja in kakšne rezultate te informacije prinašajo. Pregledamo vhodne in izhodne vzorce pretakanja informacij ter ključne poslovne procese, na katere morda še pomislili niste.

Drugi korak: Izboljšanje

Zagotovili bomo izvedljive rešitve, ki obravnavajo vnose, upravljanje in iznose dokumentov, prav tako tudi procese, trajnost in delovne prakse upravljanja z dokumenti.

Tretji korak: Preoblikovanje

S strokovnim pristopom in skrbno pripravljenim načrtom dosežemo uspešen prehod iz sedanjega stanja v želeno stanje z informacijami, ki smo si jih pridobili do sedaj. Z uporabo preizkušenih orodij, strokovnjaki izdelajo analizo vedenja zaposlenih in pridobijo vpogled nad stroški, ki nastajajo. Oblikuje se možnost izboljšanja procesov, ki se sprejme kot kultura v podjetju in ne le kratkotrajni varčevalni program.

Četrti korak: Upravljanje

Upravljanje je nujen korak za dosego ciljev, ki smo jih skupaj stranko zastavili. Uvajamo dragocena orodja za upravljanje z dokumenti, ki vam zagotavljajo jasen vpogled v informacije, katere vsakodnevno potrebujete za sprejemanje pomembnih odločitev. Zagotavljamo maksimalno produktivnost in zadovoljstvo uporabnikov.

Peti korak: Optimiziranje

V poslovanju ni nič statičnega. Pri vsakem procesu se skupaj z rastjo podjetja pokažejo priložnosti za izboljšave in spremembe. Mi vam pomagamo te spremembe zaznati ter vam ponudimo pot do optimizacije vaših poslovnih procesov in doseganje poslovnih planov

POSLOVNI PROCESI

Obvladovanje poslovnih procesov, njihova optimizacija, cenovno ugodna ter stabilna rešitev.

V celotni organizaciji

Vložišče

Kadrovska služba

Pravna služba

Finance

Nabava

Prodaja

Proizvodnja

Moduli

Aplikacije, ki olajšajo integracijo dokumentnega sistema

MOBILE

Mobilna aplikacija in povezljivost

IMPORT

Uvoz in shranjevanje dokumentov

Prednosti uporabe

To kar cenijo naše stranke

1
2
3
4
5
1

RAZŠIRLJIVOST

Vpeljava nove programske opreme je vedno enostavnejša če se začne z majhnimi koraki in v manjših oddelkih. Proces pa lahko nato enostavno zaključimo na nivoju celotne organizacije.

2

INTEGRACIJA

Enostavna integracija v sisteme tretje osebe je prednost dobrih sistemov. Sposobnost prilagajanja in nemotenega delovanja je lastnost, ki vam bo omogočila lažji prehod na višji nivo uporabniške izkušnje.

3

INOVATIVNOST

Možnosti razvoja programske opreme prilagojene potrebam stranke je konkurenčna prednost, ki jo na globalnem trgu potrebujemo vsi.

4

VARNOST

Izguba ali kraja podatkov sta neprijetna dogodka in za poslovanje podjejta nevarna dogodka. Izognemo se jim lahko enostavnimi ukrepi ter rešitvami.

5

DOSTOPNOST

Dostop takrat ko ga potrebujemo in kdor ga potrebuje, zanesljiv in cenovno ugoden sistem pa je nekaj kar potrebuje vsaka organizacija.

Zakonska skladnost

Akreditacija programske opreme in priprava notranjih pravil.

Akreditacija programske opreme Docuware

Podjetje Vibor d.o.o. je pri Arhivu RS registriran ponudnik opreme in storitev za zajem in hrambo gradiva v elektronski obliki. Od Arhiva RS smo prejeli tudi certifikat, ki potrjuje, da je je programska oprema DocuWare akreditirana in s tem potrjeno tudi zakonsko skladna.

Zakaj izbrati Vibor

Ponujamo že pripravljena vzorčna notranja pravila za programski paket DocuWare

Pripravimo vam lahko tudi lastna notranja pravila in vam pomagamo pri postopku potrjevanja pri Arhivu RS.

Priprava klasifikacijskih načrtov za različne organizacije.

Ažuriranje notranjih pravil zaradi zahtev zakonodaje, sprememb procesov, itd. izvajamo mi brez dodatnih stroškov.

Obvezni letni revizijski pregled za vas izvedemo stroškovno ugodno in brez obremenitev vašega kadra.

Zagotavljamo celovito varovanje informacij in pripravo na novo uredbo o varovanju osebnih podatkov.

Pomagamo pri usklajevanju med vami in ponudniki hrambe ali izbiri ponudnika dokumentacijskega sistema.

Ureditev zakonsko skladnega arhiva in priprava notranjih pravil

Sprejem notranjih pravil je pomemben predvsem za zagotavljanje pravne veljavnosti elektronsko hranjenih dokumentov. Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih /ZVDAGA/ (Ur. l. RS, št. 30/2006) namreč pravno veljavnost le-teh veže na obstoj (in izvajanje) potrjenih notranjih pravil. Posamezni subjekti lahko svoja notranja pravila pošljejo v potrditev Arhivu RS. Le-ta preveri skladnost pravil z zakonodajo in enotnimi tehnološkimi zahtevami – če skladnost ugotovi, ta pravila potrdi, s čemer se gradivu, katerega oseba hrani, zagotovi pravna veljavnost že na podlagi zakona.

Organizacija, ki bo zajemala ali hranila gradiva v elektronski obliki, lahko skladno z 18. členom ZVDAGA pripravi notranja pravila.  Javnopravne osebe obvezno, osebe zasebnega prava prostovoljno. Notranja pravila pošljejo v potrditev Arhivu RS na podlagi določil 19.  člena ZVDAGA. Sam postopek potrjevanja notranjih pravil podrobneje določa 7. člen Uredbe o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva /UVDAG/ (Ur. l. RS, št. 86/2006).

GDPR storitve

Z nami do skladnosti z GDPR direktivo…

PREGLED DOKUMENTACIJE

Za vas opravimo splošni pregled dokumentacije, pregled tehničnih in organizacijskih ukrepov, da ugotovimo obstoječi nivo skladnosti z GDPR zahtevami.

PRIPRAVA UKREPOV

Na osnovi opravljenega pregleda pripravimo oceno učinka vezano na varstvo osebnih podatkov ter pripravimo potrebne ukrepe.

SKLADNOST Z GDPR

Na osnovi predhodnih korakov pripravimo  pravilnike, izjave,  pogodbe ter popis zbirk osebnih podatkov. Rezultat je jasen: usklajenost z GDPR direktivo ter veljavno zakonodajo o varstvu osebnih podatkov.

S 25. majem 2018 je v veljavo vstopila nova uredba, ki ureja varstvo osebnih podatkov. Ta prinaša veliko novosti za podjetja, saj morajo od 25. dalje imeti urejene baze podatkov kot tudi imenovati pooblaščeno osebo za varstvo podatkov (DPO), ki bo skrbela, da so izvajane dejavnosti v skladju z GDPR. Več o GDPR in DPO si lahko preberete tukaj.

GDPR uredba nam  prinaša nekatere nove zahteve obdelave osebnih podatkov.  Večina podjetij že sedaj v večjem delu zavedno ali nezavedno sledi uredbi in sama izvedba skladnosti za njih ne prinaša večjih novosti. A ravno zaradi nepoznanega obstoječega stanja je pristop celostne izvedbe skladnosti edini smiselen način. S celovitim pristopom zagotovo dosežemo  skladnost z veljavno zakonodajo, saj zajamemo vsa področja poslovanja, kot tudi vse nivoje varovanja osebnih podatkov ter tako v celoti poskrbimo za informacijsko varnost.

K izvedbi pristopimo z začetno podrobno analizo obstoječega stanja, v tem koraku pregledamo dokumentacijo, pogodbe, interne pravilnike, splošne pogoje, pogoje za privolitev,.. v nadaljnih korakih pa rezultate pregleda ter zahteve zakonodaje prelijemo v dokumentirane cilje varovanje osebnih podatkov, novo ter z uredbo skladno dokumnetacijo ter podjetjem pomagamo pri izobraževaju svojih zaposlenih o načinu dela, ki je skladen z novim stanjem in aktualnim zakonom o varstvu osebnih podatkov.

Za več informacij vnesite vaše podatke in kliknite na gumb Pošlji. Kontaktirali vas bomo v najkrajšem možnem času.

Vaša e-pošta*

Kontaktna telefonska številka

Dodatno

Strinjam se, da me podjetje Vibor d.o.o. na e-naslov obvešča o posebnih ponudbah in novostih.

Naša politika varovanja osebnih podatkov.

Vsa polja označena z * so obvezna.

 
Želite ponudbo? Nadaljuj