Uspešna slovenska in mednarodna podjetja danes v iskanju svoje konkurenčne prednosti vedo, da je poleg digitalizacije najpomembnejši razlog potrebno iskati v zadovoljstvu svojih kupcev.

Namen mednarodno priznanega sistema vodenja kakovosti ISO 9001 je izpolnjevanje (in preseganje) zahtev svojih kupcev in je povzetek dobre poslovne prakse, ki vsebuje načela vodenja kakovosti. Leta 2015 je izšla 5. izdaja standarda, ki ga uporablja že več kot milijon podjetij širom celega sveta.

ISO 9001:2015 je nadomestil prejšnjo različico standarda ISO 9001:2008 in prinaša nekaj temeljnih sprememb

  • sedem prenovljenih

    načel zagotavljanja kakovosti

  • Struktura standarda

    t.i. high-level structure, je bila usklajena z zgradbo, značilno za vse sisteme vodenja

  • Vodstvo podjetja

    je vključeno in odgovorno za proces zagotavljanja kakovosti širše poslovne strategije

  • Vključitev ocenjevanja rizika

    čez celoten poslovni proces, kar zagotavlja preventivno delovanje sistema in spodbuja proces neprekinjenega izboljševanja (princip Plan Do Check Act)

  • Večji poudarek

    na gradnji sistema vodenja, ki je prilagojen vsaki organizaciji posebej

  • Zagotavlja več svobode

    pri dokumentaciji, saj organizacija lahko sama odloča, katere dokumentirane informacije potrebuje in v kakšnem formatu naj bodo

Vse organizacije, ki že imajo certificiran sistem vodenja kakovosti, skladno s standardom ISO 9001:2008, bodo lahko novo verzijo :2015 certificirale v prehodnem obdobju do septembra 2018.

Certifikacija je zelo intenziven proces glede zbiranja, posodabljanja in deljenja velike zbirke ISO dokumentacije, ki jo je potrebno hraniti dolgoročno. Najprimernejša oblika obdelave in hrambe ISO dokumentacije je za to digitalna, z uporabo dokumentnega sistema DocuWare.

Smotrnost digitalizacije ISO dokumentacije in njeno arhiviranje v zakonsko skladni digitalni obliki potrjuje tudi člen 7.5 splošnih pogojev certifikacije standarda ISO 9001:2015, ki med drugim govori tudi o:

  • jasna identifikacija

    vsakega dokumenta – ime, datum, avtor, itn.;

  • Vse spremembe

    so nadzorovane in identificirane – verzioniranje poslovne dokumentacije

  • Zagotavljanje revizijskega procesa

    dokumentacije in potrjevanje dokumentacije s strani odgovorne osebe;

  • zagotavljanje varnosti

    oz. zaupnosti poslovne dokumentacije (kdo lahko vidi informacije) in integritete poslovne dokumentacije (kdo lahko ureja in spreminja dokumentacijo)

  • dostop

    do dokumentacije komur koli, kadar koli

  • Možnost shranjevanja

    različnih oblik (formatov) dokumentacije (primer tekst, slike, razpredelnice, itn.)

Če pri certifikaciji uporabljamo poslovno dokumentacijo in poslovne procese, ki temeljijo na papirju, je certifikacija lahko še bistveno dražji in velikokrat neuspešen projekt.

Digitalizacija procesov dokumentiranja ima veliko prednosti, saj poenostavi proces certificiranja, hkrati omogoči boljše ocenjevanje poslovnega rizika in proces neprekinjenega izboljševanja zaradi hitrejšega in varnega dostopa do dokumentov, nenazadnje pa tudi zmanjša stroške, povezane z obdelavo in hrambo dokumentacije.

Na Viborju smo prepričani, da z uporabo dokumentnega sistema podjetja lažje in pomembneje vplivajo na odnos z svojimi odjemalci ter poslovnimi partnerji.

To jim lahko med drugim posledično prinese potrebno prednost v teh izredno konkurenčnih časih.

 
Želite ponudbo? Nadaljuj