Lista neizvedenih nalog čaka pri posamezniku, ki je odgovoren za izvedbo, dokler posamezne naloge ne opravi in ta se tako avtomatsko odstrani iz liste nedokončanih nalog. Vse opravljene aktivnosti so enostavno sledljive.
Z DocuWare Mobile, imate vse vaše podatke vedno seboj in lahko do njih dostopate kjerkoli in kadarkoli.
Vse kar potrebujete je pametni telefon ali tablico, ki ima dostop do spleta in že ste pripravljeni, da z vašimi dokumenti upravljate tudi, ko ne sedite za vašim namiznim računalnikom ali prenosnikom.
Dodatni modul DocuWare Mobile, vam omogoča dostop do vaših podatkov, direktno z vašega pametnega telefona ali tablice. Modul vam omogoča prenos ter pregled dokumentov, arhiviranje dokumentov in pošiljanje dokumentov v potrjevanje oz. pregled. V namene potrjevanja oz. pregleda, je bila razvita posebna štampiljka, ki omogoča, da se dokumenti posredovani naprej v delovni tok. DocuWare Mobile naredi vaše mobilne naprave še bolj prilagojene poslovni uporabi.
DocuWare Mobile aplikacijo lahko uporabljate na vseh mobilnih napravah, kot so iPhone, iPad, iPod, Blackbarry, napravah z Windows Phone in Android operacijski sistemih in tudi na tablicah, ki imajo operacijski sistem Windows 8. Dostop do DocuWare Mobile, se rahlo razlikuje, glede na napravo in operacijski sistem. Na Apple mobilnih napravah, lahko izbirate kako boste dostopali. In sicer preko aplikacije ali preko HTML5 brskalnika, kot je Safari. Medtem ko je pri mobilnih napravah Blackberry in mobilnih napravah z operacijski sistemom Android, dostop možen le preko brskalnika. Iz naprave z Windows Phone 7 in Windows 8 je dostop omogočen preko aplikacije. Prenos aplikacije je brezplačen in je možen preko trgovine z aplikacijami.
Tekom običajnega delavnika se lahko stotine elektronskih sporočil steče v naš poštni nabiralnik. Ker so elektronska sporočila pomemben del poslovanja, moramo do njih dostopati kadar je to potrebno. Kot del poslovne korespondence pa je lahko tudi zakonsko obvezno hranjenje elektronskih sporočil.
Connect to Outlook povezava med MS Outlook in DocuWare omogoča hitrejše in enostavnejše arhiviranje in tudi dostop do že arhiviranih elektronski sporočil. Uporabimo lahko tudi hitro funkcijo iskanja za hitrejši dostop do dokumentov. Tako arhivirana sporočila pa so dostopna vsem avtoriziranim osebam.
Connect to Outlook preprosto integriramo v Outlook nastavitve. Za shranjevanje elektronskega sporočila je potrebno le označiti izbrano sporočilo in klikniti na gumb »Store« v DocuWare zavihku. Na voljo je več možnosti, kako bo elektronsko sporočilo shranjeno in sicer vsebina sporočila s priponkami, brez ali zgolj priponka.
SHRANITI JE MOGOČE SPOROČILA V STANDARDNIH FORMATIH: MSG (OUTLOOK), DOC (WORD), RTF, PDF IN PDF/A (DOLGOROČNI FORMAT ZA SHRANJEVANJE PO ISO STANDARDIH). VSE PRIPONKE SO SHRANJENE V ORIGINALNEM FORMATU.
.
Veliko poslovnih procesov lahko naredimo preprostejših z uporabo črtnih kod. Predstavljajmo si, da v podjetje dobivamo večjo količino vhodnih dokumetov in bi jih želeli skenirati in shraniti z eno potezo. Vsaka nova črtna koda na dokumentu se identificira kot nov dokument. Med skeniranjem DocuWare črtno kodo prebere, jo identificira glede na tip dokumenta ter jo uporabi za nadaljnji proces indeksacije in shranjevanja. S tem omogočimo, da je dokument unikatno identificiran – skozi celoten proces – oddelek ali sistem.
S tem modulom enostavno ustvarite spletno obliko vaših obstoječih obrazcev, izpoljnene pa lahko takoj shranimo v DocuWare. Do tako shranjenih dokumentov lahko dostopajo vsi avtorizirani zaposleni, ti lahko shranjene dokumente posredujejo v nadaljno obdelavo ( odobritve, naročanje, mape zaposlenih,..) s pomočjo Workflow Managerja ali Task managerja.
Modul deluje v ozadju in nadzira izbrane datoteke v vašem sistemu ali mreži in avtomatsko prestavi vse datoteke v dokumentni sistem DocuWare.
DocuWare Import modul je bil razvit za podjetja, ki procesirajo veliko število dokumentov. Ta modul je še posebaj uporaben, če je v uporabi skener priključen v mrežo ali ERP program, kjer se kreirajo velike količine PDF dokumentov. Na primer, ko kreiramo dokument v ERP programu, ga DocuWare Import avtomatsko arhivira v vaš dokumentni sistem DocuWare in to z vsemi obstoječimi podatki.
Modul Task Manager je uporaben za celo vrsto dokumentov, edini pogoj za možnost obdelave s tem modulom je, da je dokument shranjen v »file cabinet«.
Modul Task Manager vsebuje dve pomembni lastnosti DocuWare-a, funkcionalnost »lists« ter obveščanje preko elektronske pošte. Modul vam čakajoče naloge sistematično predstavi v zavihku »lists« kjer počakajo na vašo akcijo. Sistem vas preko elektronske pošte obvešča o novi prispeli nalogi, ki vsebuje tudi povezavo do dotičnega dokumenta. Z dostopom do prispelega dokumenta, lahko posameznik ta dokument z virtualno štampiljko potrdi, zavrne, preusmeri drugam, izbriše ali nalogo prestavi za določen časovni termin.
Uporaba Smart Connect omogoča dostop do podatkovnih baz s katerega koli poslovnega programa, ki je v uporabi Z že obstoječega zapisa v poslovnem programu, ostane zgolj en klik na Smart Connect gumb in dokument, ki je iskan, bo je izpisan.
Smart Connect prebere besede neposredno iz poslovnega programa in jih uporabi kot indeksne podatke v DocuWare. Dokumenti, ki se nanašajo na odprt dokument v poslovnem programu so z lahkoto prikazani v programu DocuWare – vse to z uporabo gumba, ki je dodan v poslovni program. Je tako preprosto, kot iskanje v spletnem brskalniku. Brez namestitev posebnih povezav in zapletenih konfiguracij.
DocuWare inteligentno indeksiranje preoblikuje dokumentno indeksiranje v učinkovit proces, ki pomaga prihraniti čas in izločiti ročno vnašanje podatkov iz dokumentov.
DocuWare inteligentno indeksiranje je storitev, ki je podprta s stani spleta in zajame vse meta podatke s skeniranih dokumentov.
Sistem se hitro uči preko povratnih informacij tako, da priporočene indeksne besede znanih dokumentov avtomatsko in zanesljivo izpiše. Inteligentno indeksiranje avtomatsko zajame natančne delčke informacij skeniranih dokumentov in spreminja nestrukturirane podatke v uporabne vire.
Vse kar moramo storiti je, da skeniran dokument in izpolnjene podatke, ki jih je sistem sam izbral in vpisal v indeksna polja, preverimo. Dokumenti so shranjeni pod imenom podjetja, skupaj s podobnimi tipi dokumentov in shranjeni s pravilnim datumom. DocuWare inteligentni indeksni program to naredi samodejno.
Ko je nov dokument prvič zajet, preprosto uporabimo One click indexing funkcijo, kliknemo na ime podjetja in na datum na dokumentu ter izberemo tip dokumenta, ki nam je na voljo.
Pametno indeksiranje se uči prav od uporabnikovih vnosov, saj naslednjič vnašamo dokument od istega podjetja, se indeksni kriteriji samodejno vnesejo. Potreben je le še klik za potrditev vnosa.
Indeksiranje deluje samodejno in sistem sam se uči postopoma ter nadomešča postopke ročnega vnašanja.
