V celotni organizaciji

Razlogov zakaj pride v podjetju do slabe izmenjave informacij je čedalje več. Med tem ko  lahko papirno dokumentacijo izmenjujemo le ročno in tako močno upočasnimo proces distribucije, povečamo možnost izgube posameznih dokumentov, zmanjšamo sledljivost,… lahko z vpeljavo elektronskega papirnega poslovanja in dokumentnega sistema rešimo vse te probleme. DocuWare nam omogoča določanje pravic dostopov do centralnega arhiva dokumentov, enostavno ga integriramo v obstoječe procese in aplikacije tretje strani, saj je DocuWare narejen na odprti ter SOA kompatibilni platformi.

Finance/Nadzor

Velikokrat preteče ogromno časa med  prejetim računom in dejanskim plačilom le tega. Račun oziroma zahtevek za račun dostikrat prepotuje kar nekaj miz preden se plačilo izvrši ali ustvari nov račun, lahko se zgodi da je oseba, ki mora račun potrditi odsotna, račun pa čaka na odobritev plačila, mogoče manjkajo informacije zaradi katerih se proces začne od začetka,… zaradi takih težav ne moremo vedno izkoristiti prednosti popustov zgodnjega plačevanja, izdaja računa za opravljene storitve pa velikokrat traja predolgo.

DocuWare nam pomaga optimizirati procese tako plačevanja, kot izdajanja računov. Z nekaj kliki lahko potrdimo plačilo računov s pomočjo elektronskih štampiljk. Odobritve plačil potekajo hitreje, z vnaprej določenim potekom odobritev ter centralnim skladiščem podatkov.

Prodaja/Storitve za stranke

Ogromno dokumentacije, ki jo proizvedemo v organizaciji skozi obstoječe ERP sisteme je enostavno pospravljene v fascikle, med tem ko spremna dokumentacija ozirom korespondenca v obliki elektronske pošte dostikrat preskoči arhiviranje. Tako nam ostaja nepopolna in neenotna dokumentacija vezana na posamezno stranko.

DocuWare vse zajete dokumente shranjuje centralno, kjer so vsi zapisi indeksirani z uporabo v naprej določenih kriterijev. Vse dokumente lahko po potrebi prikličemo kadar koli in kjer koli in tako hitro odgovorimo na vprašanja, ki se nam porajajo ob pripravah ponudb, vprašanjih stranke,..

Proizvodnja/Kontrola kakovosti

Z DocuWare-om je vsa proizvodna dokumentacija shranjena na enem mestu in dostopna za vas. Spremljamo lahko razvoj verzij oziroma sprememb, enostaven pregled nastale dokumentacije nam olajša iskanje ter primerjavo. Za dostop do dokumentov nam zadošča računalnik in kateri koli spletni brskalnik.

PREDNOSTI DOCUWARE-A

Neomejen dostop do dokumentov; kjer koli kadar koli

Enostavna integracija z aplikacijami tretje strani

Sprostitev prostora arhiva

Večje zadovoljstvo zaposlenih

V DocuWare – u lahko zbiramo podatke iz različnih virov preko celotne organizacije ter jih nato centralizirano shranjujemo, do njih pa lahko dostopajo le osebe, ki so za to avtorizirane kjer koli in kadar koli. Integracija z aplikacijami tretje strani je enostavna.

Vsa dokumentacija je pod kontrolo, urejena in shranjena! Lojalnost strank ter ugled podjetja rasteta eksponentno!

Vložišče

Zaposleni vložišča se dnevno srečujejo z ogromno količino prispele pošte, čedalje večjim številom vloženih zahtev in dokumentov ter tako predstavljajo vstopno točko različnih informacij.

Pomembno je, da je prispela dokumentacija pravočasno posredovana pravi osebi!

Obilica različnih dokumentov in procesov, ki se vsakodnevno odvijajo, lahko povzročajo velike zaostanke. DocuWare vam zajete dokumente varno shrani na enem centraliziranem mestu.

Medtem, ko lahko avtorizirane osebe do potrebnih dokumentov dostopajo kadar koli in kjer koli. Čas dokončanja posamezne naloge se občutno zmanjša.

Proces se tako kot drugje, začne s prejemom dokumentacije, pošte. Vsak dokument je potrebno skenirati oziroma preko Connect to Outlook shraniti v dokumentni sistem v zato namenjeno mapo. V nadaljevanju je potrebno ustrezno izpolniti indeksna polja, ta nam po shranitvi dokumenta definirajo kam bo dokument posredovan.

PREDNOSTI DOCUWARE-A

Hitrejša distribucija prejetih dokumentov

Sledljivost

Enostavno posredovanje prejetih dokumentov

Enostavno pošiljanje pripravljenih dokumentov

Možna povezljivost z drugimi sistemi

Ob zaključku procesa so vsi dokumenti digitalizirani in dostopni vsem avtoriziranim osebam, kadar koli in kjer koli. Z elektronskim vložiščem se možnost izgube dokumentov ali prepočasne distribucije zaradi druge lokacije, zmanjšana na minimum.

  • Vložišče

    Izognite se urejanja ogromne količine prejete pošte ter dokumentov.

Kadrovska služba

Kadrovska služba dnevno prejme veliko število dokumentov. Prejeti dokument je, v kolikor je v papirni oblik, potrebno skenirati, nakar se dokument shrani v dokumentni sistem, možno pa je tudi shranjevanje dokumentov, ki jih prejmemo preko elektronske pošte neposredno v dokumentni sistem preko funkcije Connect to Outlook

Življenjepisi, pogodbe, priporočila, plačila, odločbe – so pomembnejši dokumenti pri delu upravljanja s kadri. Vso nastalo dokumentacijo pri tem delu je potrebno skrbno hraniti in ob enem ohranjati nivo zaupnosti, možnost vpogleda pa mora biti hitra in varna.

Proces se zaključi, ko dediciran zaposleni v kadrovski službi potrjen in sprejet dokument zaključi ter po potrebi pošlje obvestilo o tem dogodku.

Dostop do kritičnih informacij

Med vsakodnevnimi opravili se najde veliko vprašanj, ki nam jih zastavljajo sodelavci, sedaj na njih lahko odgovorimo takoj, saj DocuWare omogoča hitro iskanje in vpogled v željene dokumente skoraj v trenutku.

Elektronska mapa zaposlenega

Osebne mapa zaposlenih vsebujejo veliko zaupnih podatkov in kot take jih moramo skrbno varovati. Z DocuWare elektronsko shranjeni osebni podatki nam dopuščajo uravnavati pravice dostopov in tako poskrbimo za  popolno varnost vseh shranjenih zaupnih podatkov, ob enem pa je omogočen dostop vsem, za to avtoriziranim osebam, ko to potrebujejo.

Zakonske zahteve se iz leta v leto povečujejo, obvezno hranjenje osebnih map in dokumentov pa časovno podaljšuje. Dostop do starejših podatkov je tako iz leta v leto težje. Pri upravljanju z vsemi temi zahtevami, nam lahko pomaga DocuWare, ki nam elektronsko in na varen način hrani potrebne dokumente toliko časa, kot je to potrebno ter nam omogoča učinkovit pregled in hiter dostop.

Pravna služba

DocuWare rešitev za organizacijo predstavlja poenostavitev dela in vam zagotavlja nadzor nad procesom za upravljanje s pogodbami. Avtorizirani uporabniki lahko do potrebne dokumentacije dostopajo kadar koli, omogoča pa nam pregled in upravljanje celotnega cikla pogodbene dokumentacije.

Proces se začne, ko v dokumentni sistem prejmemo pogodbeno dokumentacijo, ki jo je potrebno, ali potrditi ali umestiti v sistem. Pogodbena dokumentacija je zajeta na enega izmed dveh možnih načinov: preko skenerja ali preko zajema z modulom Connect to Outlook-a ter nato shranjena v dokumenti sistem.

V nadaljevanju se določi potek procesa z indeksiranjem prejetega dokumenta, pogodbena dokumentacija tako potuje naprej v pregled ali potrjevanje.

PREDNOSTI DOCUWARE-A

Ažurnost

Pregledni poslovni procesi

Celovitost in sledljivost

Določanje veljavnosti dokumentacije

Enostaven dostop ter iskanje dokumentacije

Opomnik o posameznih pogodbenih stanjih nam poslovanje olajšuje in poenostavlja. Opozorila so uporabniško nastavljiva in kot taka, prilagodljiva za posamezno vrsto pogodb. V fazi indeksacije dokumentacije avtomatsko določimo prednastavljive opomnike.

Enostavno iskanje

Dokumentni sistem nam omogoča enostavno iskanje ter dostop do najdenih dokumentov. V spustnem seznamu izberemo tip dokumenta, ki ga želimo najti in v polja vpišemo iskane atribute ali del teksta. Iskalnik nam nato vrne iskalne rezultate.

Finance

Veliko količino različnih dokumentov, ki jih vsakodnevno srečamo v računovodstvu, je potrebno obdelati in shraniti na tak način, da zadostijo zakonskim zahtevam države o obdelavi in hranjenju dokumentov. Vsak prejet ali izdan račun tako lahko preide čez več faz predno ga zaključimo.

PREDNOSTI DOCUWARE-A

Zmanjšan časovni zaostanek

Izboljšana natančnost

Izpolnjeni pogoji za zgodnje plačevanje

Sledljivost in nadzor sprememb dokumentacije

Boljši pretok denarja

Nabava

Enostavna integracija DocuWare sistema z ERP ter logističnimi sistemi Hitra in zanesljiva kontrola kakovosti Krajši čas iskanja ter zbiranja dokumentacije Transparenten proces s funkcijo elektronskega potrjevanja dokumentov

Proces nabave vam lahko vzame veliko več časa, kot ga prvotno načrtujete za posamezen nakup. Z DocuWare-om pa imate vse potrebne informacije na enem mestu, saj lahko celotno dokumentacijo vezano na posamezen nakup med seboj povežemo, proces nabave je tako hiter in enostaven, brez zamudnega iskanja potrebnih dokumentov.

Ker DocuWare vse dokumente shranjuje centralizirano, lahko z nekaj kliki pridobimo vse informacije, ki jih potrebujemo za pripravo naročil. Pretekla naročila, opise izdelkov, dobavnice, vse lahko prikličemo in jih primerjamo z novimi, istočasno pa preverimo še skladnost z obstoječo ponudbo. Pripravljene dokumente enostavno, s pomočjo Task managerja, avtomatsko pošljemo v pregled in odobritve.

PREDNOSTI DOCUWARE-A

Dostop do dokumentacije z enim klikom

Enostavna integracija z aplikacijami tretje strani

Transparentni poslovni procesi, povečana produktivnost

Prihranjen čas

Sledljivost in nadzor sprememb dokumentacije

DocuWare vsebuje shranjene pretekle zahtevke. Z uporabo indeksiranja je dostop do potrebnih dokumentov enostaven. Možno je tudi iskanje »fulltext«, s pomočjo katerega lahko poiščemo dokumente, ki vsebujejo le določen del besedila.

Potrjevanje računov

Med posameznimi fazami prejema in plačila računa, lahko preteče ogromno časa, prav tako lahko zapleteni procesi potrjevanja sam postopek še upočasnijo. DocuWare omogoča elektronsko potrjevanja z uporabo elektronskih štampiljk in povezovanje z ostalo dokumentacijo, ki je vezana na posamezen račun. Tako potrjevanje poteka hitro, brez nepotrebnih zastojev, z vnaprej definiranim potekom.

Prodaja

Zaposleni v prodaji se dnevno srečujejo s pomanjkljivimi informacijami, visoko konkurenčnostjo in zapletenimi prodajnimi procesi. DocuWare nam z enostavnim iskanjem ter preglednimi rezultati, omogoči celovit pristop k stranki z najboljšo poslovno ponudbo.

Ključne stranke

Skrbnik ključnih strank mora skrbeti za veliko vidikov prodajnega procesa. Pravočasne in zanesljive informacije pa nam pomenijo velikansko prednost. Lahko rečemo, da se proces prodaje začne z kreiranjem elektronske mape stranke, kjer se nahajajo ključne informacije, ki jih potrebujemo pri pripravi ponudbe, svetovanju in pomoči obstoječim ter novim strankam. Zaposleni tako ne izgubljajo časa z iskanjem informacij, temveč se lahko v celoti posvetijo stranki.

IZBIRA PRAVEGA ČASA IN ZADOSTNA KOLIČINA INFORMACIJ STA KLJUČNA DEJAVNIKA USPEŠNE PRODAJE!

PREDNOSTI DOCUWARE-A

Hitrejše pridobivanje potrebnih informacij

Več pripravljalnega časa

Učinkovitejši prodajni cikel

Večja konkurenčnost

Dokumenti, računi, zapiski – vse na enem mestu.

DocuWare nam omogoča dislocirano in simultano delo na primer, na zahtevku za ponudbo. Ažurne spremembe so vidne za notranje in zunanje sodelavce, kot tudi za stranke. Kljub temu pa mora končna ponudba še vedno čez celoten proces odobritev, preden je vse predstavljeno stranki.

Na uporabniškem nivoju lahko določamo nivoje dostopov, kar pomeni, da lahko posamezni stranki dodelimo »beri« vpogled v svojo elektronsko mapo.

Elektronska mapa stranke

Za določanje dostopov do vsebovanih informacij mape posamezne stranke, je potrebno z indeksom določiti in vključiti naziv stranke ter številko, kontakt, zadevo, datum ter vrsto dokumenta. Na tak način definirana elektronska mapa stranke ter dokumenti, ki se  vnjej nahajajo, omogoča vidnost v naprej določenih informacij avtoriziranim poslovnim partnerjem.

Proizvodnja

Razvoj produktov zahteva natančno ter ažurno dokumentacijo. Z DocuWare rešitvijo celoten proces pospešimo in v celoti zadostimo zakonskim zahtevam. Varno shranjena in enostavno sledljiva procesna dokumentacija nam zagotavlja visoko stopnjo kontrole kakovosti ter dobro preglednost .

Nič neobičajnega ni, da proizvodni procesi proizvedejo ogromno količino dokumentacije. Tako se načrti lahko dnevno spreminjajo, zraven pa spada in se dodaja ogromno spremne dokumentacije kot je elektronska pošta, risbe, fotografije,..

Vse to pa prinese velike težave za arhiv, ki mora, ne samo omogočati dostop pooblaščenim osebam, temveč tudi ažurno slediti vsem spremembam, povezovati dokumente med seboj, DocuWare pokrije in reši vse vidike dokumentacije proizvodnega procesa.

PREDNOSTI DOCUWARE-A

Med oddelčni dostop do potrebne dokumentacije

Poenostavitev delovnih tokov z uporabo štampiljk

Krajši procesni čas

Zmanjšanje pogodbenih tveganj

DocuWare vsem velikostim ter vrstam proizvodno usmerjenih podjetji nudi možnost stabilnega in transparentnega poslovanja z vpeljavo elektronskega upravljanja z dokumenti. Ne glede na format ali vir dokumenta, vam DocuWare pomaga pri vašem proizvodnem procesu.

Produkcijska dokumentacija

Z DocuWare-om postane upravljanje dokumentacije lažje in bolj učinkovito. Upravljanje celotne dokumentacije večih lokacij je enotnem arhivu, kjer je enostaven dostop do vseh povezanih dokumentov preprost in pregleden, poleg tega pa je možna sledljivost ter nadzor sprememb dokumentacije.

 
Želite ponudbo? Nadaljuj