V vsakem podjetju se dogajajo nabavni procesi, ki so ključni za vsako podjetje. Nabavniki se dnevno srečujejo z veliko količino dokumentov v fizični obliki – dobavnice, naročilnice, prevzemnice… Poleg tega mora zagotavljati čim ugodnejše cene, pravočasno dobavo ter kakovost izdelkov.
Zaposleni so začeli razmišljati kako izboljšati proces Nabave, da bi dosegli:
- Hitro izvedbo procesa od nabavnega zahtevka do dobave artiklov,
- enostavnost poslovnega procesa v smislu obvladovanja stroškov in nadaljnje računovodske obdelave,
- prihranek časa z dobavitelji in iskanjem najugodnejših ponudb,
- manjše stroške v nabavnem oddelku in podjetju na splošno.
Nabavni oddelek ne poenostavi delovnega procesa samo sebi ampak tudi računovodstvu, saj ViborApp v ozadju samodejno poveže dobavnico in fakturo in tako ima računovodstvo oba dokumenta le en klik stran.
Z uporabo dokumentnega sistema ViborApp in digitalizacijo procesa Nabave, so nabavniki pridobili:
- vse potrebne informacije na enem mestu, saj lahko celotno dokumentacijo vezano na posamezen nakup med seboj povežemo, proces nabave je tako hiter in enostaven, brez zamudnega iskanja potrebnih dokumentov,
- z nekaj kliki pridobimo vse informacije, ki jih potrebujemo za pripravo naročil,
- pretekla naročila, opise izdelkov, dobavnice so en klik stran in jih primerjamo z novimi, istočasno pa preverimo še skladnost z obstoječo ponudbo,
- pripravljene dokumente enostavno pošljemo v pregled in potrditev.