V vsakem podjetju se dogajajo nabavni procesi, ki so ključni za vsako podjetje. Nabavniki se dnevno srečujejo z veliko količino dokumentov v fizični obliki – dobavnice, naročilnice, prevzemnice… Poleg tega mora zagotavljati čim ugodnejše cene, pravočasno dobavo ter kakovost izdelkov.

Zaposleni so začeli razmišljati kako izboljšati proces Nabave, da bi dosegli:

  • Hitro izvedbo procesa od nabavnega zahtevka do dobave artiklov,
  • enostavnost poslovnega procesa v smislu obvladovanja stroškov in nadaljnje računovodske obdelave,
  • prihranek časa z dobavitelji in iskanjem najugodnejših ponudb,
  • manjše stroške v nabavnem oddelku in podjetju na splošno.

Nabavni oddelek ne poenostavi delovnega procesa samo sebi ampak tudi računovodstvu, saj ViborApp v ozadju samodejno poveže dobavnico in fakturo in tako ima računovodstvo oba dokumenta le en klik stran.

Z uporabo dokumentnega sistema ViborApp in digitalizacijo procesa Nabave, so nabavniki pridobili:

  • vse potrebne informacije na enem mestu, saj lahko celotno dokumentacijo vezano na posamezen nakup med seboj povežemo, proces nabave je tako hiter in enostaven, brez zamudnega iskanja potrebnih dokumentov,
  • z nekaj kliki pridobimo vse informacije, ki jih potrebujemo za pripravo naročil,
  • pretekla naročila, opise izdelkov, dobavnice so en klik stran in jih primerjamo z novimi, istočasno pa preverimo še skladnost z obstoječo ponudbo,
  • pripravljene dokumente enostavno pošljemo v pregled in potrditev.

Zadnji trendi pri strankah kažejo na to, da se namesto prejete fakture v potrditev pošilja zgolj naročilo/naročilnica, ki je prva faza postopka. S se tem pohitri izvedba verifikacije prejetih dokumentov in obdelave celotnega procesa Nabave.

Uporabniki lahko kljub vsemu spremljajo uspešnost samega postopka po korakih. Vedno lahko tudi najdejo željeni dokument, bodisi preko iskalnika bodisi v ViborApp bodisi s pomočjo gumba v ERP programu. Pri iskanju je v veliko pomoč tudi iskanje po celotnem besedilu dokumenta (OCR), ki hitro in natančno prikaže željene rezultate.

Hiter povzetek poteka procesa nabave pri naši stranki:

  1. Nabavnik izdela naročilo v ERP sistemu, Viborapp ga samodejno shrani v arhiv. Pri tem mu pomaga storitev inteligentnega indeksiranja, ki samodejno prenaša podatke iz dokumentov.
  2. V podjetje dospe naročeno blago, sev eda z dobavnico, ki se jo digitalizira in opremi s potrebnimi podatki. Dobavnica se samodejno poveže k izdanem naročilu in se shrani v arhiv.
  3. Nabavnik nato v sistemu ERP izdela prevzemnico, ki jo tako kot naročilo, sistem samodejno shrani v arhiv in obenem poveže z že shranjenim naročilom in dobavnico.
  4. V podjetju tako zgolj še čakajo na prejeto fakturo, ki se seveda mora ujemati z dobavljenim blagom oz dobavnico. Ujemanje je lahko samodejno, kar pomeni da sistem ViborApp samodejno preveri podatke in obvesti uporabnika o uspešnosti preverjanja in povezovanja. Tako ima uporabnik na voljo obvestila, ki jih lahko stalno spremlja preko spletnega vmesnika.