Ko se stranke odločajo za izbiro ponudnika dokumentnega sistema za avtomatizacijo poslovnih procesov, imajo ponavadi veliko vprašanj in veliko od teh vprašanj obvisi v zraku, neodgovorjenih. Različni ponudniki obljubljajo vse mogoče, izbira seveda ni hitra in preprosta. Veliko je sicer dostopnih informacij na spletu, tako dobrih kot tudi slabih in napačnih. Vendar, ko predstavimo različne možnosti vpeljave, prednosti uporabe in morebitne zanke pri projektu, je odločitev na koncu mnogo lažja.

V nadaljevanju vam bomo skušali orisati ključne elemente sistema, ki izboljša in olajša procesiranje vhodnih dokumentov.

Za uspešen poslovni proces moramo izvedemo naslednje naloge:

  • Zajem dokumenta: račun zajamemo z optičnim čitalcem, iz elektronske pošte ali z Drag&Drop funkcijo. ViborApp je inteligenten dokumentni sistem, zato sistem že samodejno prebira pomembne podatke z računa in samodejna napolni potrebne podatke.
  • Pregled in dodelitev računa v potrjevanje:. Naloga uporabika je zgolj, da podatke preveri in izbere ustrezne potrjevalce računa.
  • Potrditev/zavrnitev računa: naloga odgovornih v podjetju je, da račun potrdijo oziroma zavrnejo.
  • Prenos v računovodski program: ViborApp omogoča, da se poslovno informacijski sistem in dokumentni sistem zlijeta v eno delovno okolje. Ko se račun prenese je naloga uporabnika le še likvidacija računa. ViborApp prinaša veliko stopnjo fleksibilnosti in možnosti povezav tudi z ostalimi programskimi paketi in rešitvami.

Nekaj ključnih stvari na katere moramo biti pazljivi pri uvedbi:

  • Vrhunsko pripravljen projekt izvedbe: Delokroge oziroma Workflowe vam pripravijo naši specialisti v sodelovanju z vami in tako zagotovimo enostaven in pregleden poslovni proces
  • Povezljivost z vašim računovodskim programom: ViborApp je že povezan s številnimi ponudniki računovodskih programov tako slovenskih kot tujih. Sistema poveže naša ekipa izkušenih specialistov v sodelovanju z ekipo ponudnika, ki obenem zagotovijo, da uvedba ViborApp ne oteži obstoječega dela, temveč ga olajša in izboljša.

Ključni elementi dobrega dokumentnega sistema:

  • Zajem: Dokumenti se zajemejo, razvrstijo in shranijo iz katere koli naprave ali sistema.
  • Obdelava: Ključni podatki na dokumentih se prenesejo samodejno.
  • Proces: Poenostavitev revizijskih procesov.
  • Iskanje dokumentov po celotnem dokumentu (OCR): ViborApp omogoča iskanje po ključnih besedah, kot bi uporabljali internetni brskalnik. Iskane ključne besede dodatno izpostavi in s tem omogoči pregled boljši pregled iskanj.
  • Zakonsko skladen arhiv: Po uspešni likvidaciji računa se le-ta lahko samodejno shrani v zakonsko skladnem arhivu. Skladnost z vsemi predpisi in smernicami.