Upravljanje s tiskom

Uniformiranost, varnost in izboljšanje tiska.

So vam informacije na voljo kaj se dogaja z vašo infrastrukturo tiska? Spoznajte upravljanje na enostaven način.Nikdar ne gre zanemariti stroške in varnost tiskanja. Ključnega pomena za vsako organizacijo je spremljanje uporabe in delovanje naprav ter varovanje ustvarjenih dokumentov.

Pogosto zastavljena vprašanja

Splošno

Kaj je Print Managment?

Print Managment kje vsestransko orodje, ki pomaga obravnavati zahteve in cilje uporabnikov v organizaciji v povezavi s tiskom. Upravljanje s poslovno dokumentacijo je kritično vse do trenutka ko se zagotovi Print Managment za varno upravljanje z dokumenti.

Ali s Print Managmentom ustvarjamo prihranke in kako?

Ob uporabi centralnih naprav, oddelki, projekti in zaposleni dobijo jasno sliko kakšne strošek predstavlja njihova uporaba tiska. Ob zavedanju ima vsak uporabnik možnost postati bolj ozaveščen in tiskati zgolj potrebne dokumente.

Kakšne so prednosti za našo organizacijo, če bi imeli vzpostavljen Print Managment?

Omogoča zmanjševanje stroškov in ustvarja varno okolje za tiskanje, kopiranje, skeniranje, faksiranje in distribucijo dokumentov. Maloštevilne funkcije omogočajo povečanje varnosti, nadzor nad stroški ter enostavno uporabo.

Imamo lahko različne proizvajalce naprav?

Da, Print Managment je združljiv z večino globalnih proizvajalcev in ne predstavlja nobene omejitve na enega proizvajalca.

Lahko zamenjam proizvajalca MFP ko je Print Managment že nameščen?

Da, proizvajalca MFP lahko zamenjata tudi ko je Print Managment že nameščen v vašem poslovnem okolju.

Kaj je Follow me Printing?

Funkcija Follow me Printing zagotavlja tisk dokumenta na kateri koli napravi v katerem koli oddelku, nadstropju, poslovni enoti…

V primeru večjega števila dokumentov se dokumenti zbirajo in čakajo na prijavo uporabnika na kateri koli napravi. V primeru nezaželenih okvar na napravi, je varnost dokumentov še vedno na prvem mestu, saj vas sistem preusmeri na najbolj primerno napravo.

Ali lahko omejimo barvi tisk?

Da, barvni tisk se lahko omeji na uporabnika, oddelek, število natisnjenih strani…vse to lahko zagotovi politika tiskanja v organizaciji.

Kaj je politika tiskanja?

Politiko tiskanja sprejme organizacija ob vzpostavitvi Print Managmenta z namenom optimizirati tisk in omogočiti zaposlenim vzpostaviti nov odnos do tiska.
Politika tiskanja (tisk, kopiranje…) se lahko določi glede na posameznika, skupino, projekt…

So dokumenti varni?

Da, dokumenti so popolnoma varni. Varnost internih dokumentov v organizacijah je brez ustrezne rešitve lahko nehote izpostavljena in predstavlja veliko nevarnost za zlorabo ključnih podatkov. Prijava s kartico zagotavlja visoko stopnjo zaupnosti dokumentov saj vsak uporabnik dostopa izključno do svojih natisnjenih dokumentov.

Lahko tiskajo na naprave tudi občasni poslovni partnerji oz. gostje?

Neavtorizirani uporabniki nimajo dostopa do vaših naprav brez vaše odobritve, vsekakor pa se jim lahko zagotovi kot gostu možnost tiska.

Katere težave lahko reši Print Managment?

– Upravlja in zmanjšuje stroške, ki so povezani s tiskanjem.
– V celoti poskrbi za varen pretok zaupnih dokumentov.
– Maksimira produktivnost zaposlenih.
– Povečanje učinkovitosti z enostavno kartično prijavo.
– Zmanjša nepotreben tisk, kajti pred tiskom lahko na napravi vedno prekinete nepotreben dokument.
– Znatno zmanjšuje nastajanje velikih količin dokumentov, ki čakajo za prevzem za napravi in so nemalokrat med seboj pomešani in v vpogled nepooblaščenim osebam.

Kakšni so prihranki pri tiskanju?

Prihranki so odvisni od tega kako je vzpostavljena politika tiskanja in kakšno kulturo tiska sprejme vaša organizacija.

Tehnologija

S čim se uporabniki avtenticirajo in natisnejo dokument?

Uporabniki se lahko avtenticirajo bodisi z že obstoječo službeno ID kartico za prijavo na delovno mesto oz. za vstop v poslovne prostore, novo ID kartico ali pa za prijavo uporabijo PIN kodo.

Koliko časa imam, da natisnem dokument?

Odvisno od politike tiska v organizaciji. Primer: vsi dokumenti, ki čakajo za tisk se avtomatsko izbrišejo ob 18.00 h v kolikor se niso natisnili do takrat.

Kako Print Managment sledi in nadzira tiskanje?

Vsak uporabnik je prijavljen z osebno avtentikcijo (ID), ki je samo njegova. Na podlagi uporabnikovega ID se lahko pridobijo ključni podatki o tisku.

Kako uporabnik ve kateri tiskalnik izbrati pred tiskom?

Uporabnik pred tiskom ne izbira tiskalnika (gonilnika) ampak samo pritisne gumb »print« in se lahko sprehodi do katere koli naprave.

Je lahko Print Managment personaliziran?

Da, Print Managment se lahko personalizira, saj se lahko uporabniku pojavijo na zaslonu MFP samo tiste funkcije, ki jih uporablja.

Varnost

Kaj je Secure Print?

Secure Print zagotavlja varen tisk dokumentov in se sprosti na napravi samo ob prijavi uporabnika. To pomeni, da nihče ne more dostopati do vaših dokumentov.

Ali lahko sodelavci vidijo moje natisnjene dokumente, ki so zaupne narave?

Ne, do vaših dokumentov lahko dostopate samo vi s prijavo na napravi.

Imamo službeno ID kartico, jo lahko uporabljamo za prijavo na MFP napravo?

Da, obstoječe službene ID kartice se lahko koristijo za prijavo na napravo, vendar je predhodno potrebno preveriti združljivost s čitalcem kartic.

Kako natisnem dokument, če nimam kartice?

V kolikor v organizaciji nimate ID kartic se uporabniki lahko prijavijo s PIN. V kolikor je uporabnik pozabil kartico se prijava lahko nadomesti s PIN kodo.

Je Print Managment varna rešitev? Naše okolje zahteva izredne varnostne zahteve?

Vse aktivnosti se beležijo in spremljajo ter vse dragocene informacije ponudi zbrane na enem mestu, kar dodatno olajša delo in povečuje učinkovitost ter varnost.

Imamo ISO standard 27000. Je vaša rešitev primerna za doseganje normativov?

Print Managment izpolnjuje standarde varnosti na področju infrastrukture tiska.

Prednosti za stranke

Izboljšanje poslovnega procesa

Izboljšave, ki sledijo z vpeljavo rešitve Print Managmenta so neizogibne in dobrodošle v vsaki organizaciji, ki se sooča z željo po varnosti, optimizaciji in nadzoru. Ob uporabi centralnih naprav, oddelki, projekti in zaposleni dobijo jasno sliko kakšen strošek predstavlja njihova uporaba tiska. Ob zavedanju ima vsak uporabnik možnost postati bolj ozaveščen in tiskati zgolj potrebne dokumente.

Optimizacija infrastrukture tiska

Proaktivno upravljanje zavzema pristop, ki najprej zazna in odpravi težave ter vzpostavi trajnostne poslovne prakse.

Investicija časa in interne komunikacije k novemu pristopu zagotavlja doseganje ciljev povezanih z zmanjševanjem stroškov, povečanje varnosti dokumentov…

Inteligentno upravljanje s tiskom

Print Managment izboljšuje varnost dokumentov med samo uporabo večopravilnih naprav.

Omogoča zmanjševanje stroškov in ustvarja varno okolje za tiskanje, kopiranje, skeniranje, faksiranje in distribucijo dokumentov.

Maloštevilne funkcije omogočajo povečanje varnosti, nadzor nad stroški ter enostavno uporabo.

Varnost dokumentov

Varnost natisnjenih dokumentov v organizacijah je brez ustrezne rešitve lahko nehote izpostavljena in predstavlja veliko nevarnost za zlorabo ključnih podatkov.

Avtentikacija/prijava na napravi zagotavlja visoko stopnjo zaupnosti dokumentov. Vse aktivnosti se beležijo in spremljajo ter vse dragocene informacije ponudi zbrane na enem mestu, kar dodatno olajša delo in povečuje učinkovitost IT oddelku.

Poročila

Dragocene informacije so zbrane na enem mestu in dostopne v trenutku. Preko 50 različnih poročil zagotavlja Print Managment z enostavnim vpogledom in upravljanjem. Poročila se lahko izdelajo na podlagi: posameznika, oddelka, skupino, projekt… Na podlagi izbranega sledi podrobnejše poročilo o opravljenem tiskanju, kopiranju. Izbira se lahko med št. strani, barvni izpisi, črno beli izpisi, file, datum, ura, stroška glede na projekt…

Follow me Print varni tisk

Prikladno in varno. Natisnite dokument od koder koli in ga prevzemite kjer ga želite in kadar ga želite.

Dokument vam bo sledil bodisi v drugo nadstropje, dislocirano enoto ali pa na drug konec sveta.

Zagotovljena preprostost ter varnost saj se vam dokument natisne na napravi, ki ste jo izbrali takoj, ko se boste avtenticirali.

Vodenje stroškov

Z avtentikacijo na napravi lahko predhodno zagotovite pravila glede na uporabnika, skupino ali projekt. Tiskanje oz. količina tiskanja, kopiranja se lahko poveže tudi s konkretnim projektom na katerega so vezana vsa naslednja opravila preko naprave.

V tem primeru lahko definirate stroške, ki so nastali s tiskanjem in jih lahko pripnete k strošku projekta.

Upravljanje

Z avtentikacijo na kopirni napravi imajo uporabniki dostop do vseh funkcij naprave, ki jih potrebujejo za nemoteno poslovanje. Zagotavlja varnost dokumentov in nadzor nad TCO – Total Cost Of Ownership (celoten strošek lastništva).

Povečajte vrednost MFP

Tiskajte kar potrebujete in skenirajte vse kar lahko.

Napredne rešitve tiskanja, kopiranja in skeniranja izkoristite skozi poenoten vmesnik. Tiskajte tisto kar potrebujete in skenirajte vse kar lahko. MFP naprava lahko v hipu postane ključni dejavnik za eliminiranje nepotrebnega papirja oz. vam skenirane dokumente naredi še bolj dostopne.

Zmanjšajte obremenitev IT oddelka

Danes se lahko še tako preprosta težava pri tisku lahko zakomplicira kar hitro. Nadgradnja gonilnikov, »off line« naprave ali pa so nedostopne…Vse to je breme službe za podporo uporabnikom. Z rešitvami MPS se rešujejo izzivi tiskanja oz. naprav. Eliminira se notranja IT podpora, vzpostavi se kontrola nad napravami in aktivnostjo tiska… Enostavnost uporabe je tako za IT oddelek kot za uporabnika, še posebno v primeru menjave uporabnikov, katere se povzame iz AD (Active Directory).

Partnerji

 

Reference

Trenutno še v pripravi …