Urejeni procesi tiskanja so lahko tudi konkurenčna prednost

V podjetju Poclain Hydraulics z optimizacijo tiska niso samo zmanjšali števila tiskalnikov, temveč so tudi znižali stroške, poenostavili obvladovanje infrastrukture in povečali varnost na področju dokumentov.

Vir: Finance

Podjetje Poclain Hydraulics, proizvajalec hidravličnih ventilov, se je odločilo za temeljito prenovo področja tiskanja. Optimizacijo tiskalniške infrastrukture in s tiskanjem ter skeniranjem povezanih procesov je zaupalo podjetju Vibor. To se je dela lotilo karseda celostno.

Podjetje Vibor izvaja optimizacijo tiskalniškega okolja, ki v ospredje postavlja uporabnost in varnost.

»Kot v večini primerov je tiskalniška flota tisti del IT-infrastrukture, ki navadno podjetjem povzroča (pre)velike in včasih tudi nepotrebne stroške. Pri prenovi tiskalniškega okolja smo upoštevali vidik digitalne preobrazbe poslovanja in delo zaposlenih. Vodila nas je zahteva, da mora novo okolje štirim različnim generacijam zaposlenih omogočati delo na njim lasten način. Generaciji, ki želi natisniti e-pošto, smo to tudi omogočili, medtem ko smo generaciji, ki ne uporablja papirja, omogočili povsem brezpapirno poslovanje skladno s trendom nošenja lastnih naprav v poslovna okolja,« je dejal Alojz Klemenčič, vodja informatike v podjetju Poclain Hydraulics, in nadaljeval: »Na koncu smo dosegli želeni rezultat in se izognili medgeneracijskim nesoglasjem v slogu ‘kdo ima prav.’ Zaposlenim preprosto ponudimo tisto možnost, ki jim je bliže – da delajo na sebi najbolj primeren način.«

S tem, ko so zaposlenim omogočili delo na način, ki jim najbolj ustreza, se je njihova produktivnost precej izboljšala. K temu so sicer pripomogle tudi druge poenostavitve s tiskalniki in dokumenti povezanih opravil. Ena takšnih je skeniranje – uporabnik lahko zgolj s pritiskom dveh gumbov na večopravilni napravi poskrbi, da bo zajeti dokument prejel v digitalni obliki, kot datoteko .doc, .xls ali .pdf. Rešitev za optično prepoznavanje vsebine dokumentov zna tudi tabele ustrezno urediti za rabo v programu za delo s tabelami (na primer Excel) in brez prepisovanja podatkov v računalnik. Sistem omenjene naloge opravi samodejno.

Prilagojena rešitev za tiskanje plačilnih list

Tiskanje plačilnih list je v podjetjih pogosto domena kadrovskega oddelka in tamkajš­njega tiskalnika. Rešitev Nuance Equitrac poskrbi, da so vse občutljive in zaupne informacije v podjetju Poclain Hydrau­lics ustrezno obravnavane in zaščitene. Podjetje uporablja tudi prilagojen proces izpisa obračuna plač in kuvertiranja dokumentov, kar zagotavlja zasebnost teh dokumentov.

Stalna optimizacija in aktivno upravljanje

V podjetju Vibor so družbi Poclain Hydraulics implementirali tudi orodje Ricoh Active Manager in z njim jim je uspelo vzpostaviti popoln nadzor nad dogajanjem v tiskalniškem okolju. Omenjeni projekt s področja optimizacije in konsolidacije tiskanja je prejel tudi nagrado za najboljšega v družbi Poclain, podjetje pa ga je kot primer dobre prakse že »izvozilo« tudi v svoje druge podruž­nice po svetu.

Skrb za varnost

Hekerji in drugi, ki napadajo poslovna okolja, so v zadnjih letih pogosto opozorili na varnostne pomanjkljivosti nevzdrževanih tiskalniških okolij. Podjetje Poclain Hydraulics se je zato odločilo, da mora biti varnost tiskalniškega okolja na prvem mestu.

V podjetju Vibor so stranki varnostna tveganja, povezana s tiskalniškimi napravami, zmanjšali na minimum z uvedbo programske opreme Nuance Equitrac. Ta varnostno politiko podjetja razširi tudi na področje tiskalniških naprav in aplikacij, ki so z njimi povezane, oziroma lahko uporabniške pravice in dovoljenja poveže s posameznimi dokumenti.

»Z naprednim varovanjem informacij, ki deluje skladu z interno varnostno politiko podjetja in standardom ISO 27001, smo stranki ponudili sistem, ki obvladuje vse trenutne varnostne grožnje. V podjetju Vibor se zavedamo, da se v poslovnih okoljih varnostne politike nenehno spreminjajo kot odziv na varnostne grožnje, zato močno poudarjamo ozaveščanje širše javnosti o varnostni problematiki, povezani s tiskalniškimi napravami, ki niso ustrezno upravljane,« je dodal Gregor Krapež iz podjetja Vibor.

Rešitev, uvedena v okolju podjetja Poclain Hydraulics, skrbi za šifriranje vseh podatkov in je skladna z zahtevami uredbe GDPR. Procesi tiskanja in skeniranja dokumentov so prednastavljeni in avtomatizirani, nepooblaščene osebe ne morejo uporabljati naprav niti jih zlorabiti. Vsi dogodki na napravah se beležijo, skrbnikom pa so na voljo avtomatizirana poročila o delu naprav in uporabnikov.

Seveda ne gre zanemariti pomembnega elementa varnosti, ki se navezuje na že natisnjene dokumente, ki niso več del procesov ali pa so se natisnili pomotoma. Za omenjene dokumente je podjetje Vibor poleg večopravilnih naprav Ricoh postavilo samostojne uničevalce dokumentov in tako zagotovilo dodatno varnost fizičnih dokumentov.