SISTEMI
Kaj sploh je dokumentni sistem?
Če povemo na kratko, je to informacijski sistem katerega naloga je, da z dokumenti upravlja elektronsko, kar pomeni, da ni več fizičnega prenašanja dokumentov po podjetju. Poleg te naloge, pa z dokumentnim sistemom poskrbimo tudi za avtomatizacijo poslovnih procesov in s tem dosežemo večjo produktivnost.
Obenem lahko pozabimo tudi na »fascikle«, saj je vsak dokument, ki je shranjen v dokumentnem sistemu tudi varno elektronsko arhiviran.
Pozabimo lahko tudi na dolgotrajno iskanje dokumentov, ker so vsi dokumentni oddaljeni le en klik stran, tudi s pametnim telefonom ali tablico. Vse dokumente praktično nosimo v
žepu.
Seveda z vzpostavitvijo dokumentnega sistema tudi privarčujemo, saj nam ni potrebno več toliko tiskati oziroma kopirati dokumentov. Pravzaprav lahko rečemo, da z vzpostavitvijo dokumentnega sistema vzpostavljamo tudi brezpapirno pisarno, hkrati pa poskrbimo tudi, da smo do našega okolja prijaznejši.
Prednosti dokumentnega sistema
Zmanjšajte stroške in obremenjenost s papirjem - vzpostavitev dokumentnega sistema je najpomembnejši korak do brezpapirnega poslovanja oziroma do brezpapirne pisarne.
Zmanjšajte čas iskanja dokumentov - z dokumentnim sistemom se znebite dolgotrajnega iskanja dokumentov in čas, ki ga pridobite namenite drugim, pomembnejšim nalogam.
Poskrbite za varno hrambo dokumentov – vedno izberite dokumentni sistem, ki je akreditiran pri Arhivu RS in je skladen z novo GDPR uredbo.
Znižajte stroške in obremenjenost s papirjem – pošiljanje dokumentov po pošti, izpolnjevanje ter fizična hramba dokumentov je zelo draga.
Prenašanje papirjev po podjetju je počasno – s pomočjo dokumentnega sistema pospešite pretok dokumentov v podjetju, saj se dokumentni prenašajo elektronsko po vnaprej določenem delokrogu.
Optimizacija poslovnih procesov – poleg varne elektronske hrambe dokumentni sistem zagotavlja tudi optimizacijo in avtomatizacijo poslovnih procesov v vseh oddelkih v podjetju. Pozabite na fizično podpisovanje računov ali pogodb – vse to lahko storite v nekaj sekundah.
Dostop od kjerkoli in kadarkoli – dostopnost do dokumentnega sistema je preprosta – preko računalnika, pametnega telefona ali tablice. Ob uporabi dokumentnega sistema lahko rečemo, da dokumente nosimo v žepu.
Hitra in preprosta povezava z drugimi informacijskimi sistemi
Obenem lahko pozabimo tudi na »fascikle«, saj je vsak dokument, ki je shranjen v dokumentnem sistemu tudi varno elektronsko arhiviran.
Pozabimo lahko tudi na dolgotrajno iskanje dokumentov, ker so vsi dokumentni oddaljeni le en klik stran, tudi s pametnim telefonom ali tablico. Vse dokumente praktično nosimo v
žepu.
Ob vzpostavitvi dokumentnega sistema so vsi dokumenti varno elektronsko shranjeni in dostopni vsem v podjetju, ki imajo za dostop do dokumentov pravice, kjerkoli in kadarkoli. Z uvedbo
dokumentnega sistema poskrbite, da je pretok dokumentov hiter, enostaven ter učinkovit. Možnost izgube dokumentov praktično ne obstaja več.
Obenem poskrbite tudi za digitalizacijo in optimizacijo poslovnih procesov. Za vsak dokument se lahko ustvari delokrog, ki je vnaprej določen in tako poskrbimo za hiter pretok dokumentov
ter, da so vsi uporabniki obveščeni, da jih čaka nov dokument. Omogočeno je tudi elektronsko potrjevanje dokumentov tako računov kot pogodb in vseh ostalih dokumentov, ki jih želite v
podjetju potrjevati.
DOCUWARE Odlična rešitev za upravljanje z dokumenti
DocuWare je namenjen srednjim in velikim podjetjem, ki imajo zahtevne poslovne procese.
S svojo prilagodljivostjo poskrbi, da so poslovni procesi urejeni, pregledni ter dokumenti oddaljeni en klik stran.
