Umetna inteligenca danes brez težav povzema dokumente, pripravlja osnutke besedil in v nekaj sekundah poišče informacije, za katere smo še pred nekaj leti potrebovali precej več časa.
Pri uporabi AI v podjetjih pa samo odgovor pogosto ni dovolj. Pomembno je tudi, kaj se z informacijo zgodi naprej. Kdo jo preveri? Kam se prenese? Kdo na njeni podlagi izvede naslednji korak? Kako so urejeni dostopi in kako zagotovimo sledljivost?
O tem je na letošnji NT konferenci v predavanju Beyond the Hype: Why DocuWare Leads the Next Generation of AI-Driven Document Management govoril tudi Gregor Krapež, izvršni direktor podjetja Vibor.
Od informacije do poslovnega procesa
Veliki jezikovni modeli, kot so modeli v ozadju ChatGPT, so zelo zmogljivi pri delu z jezikom in informacijami. Lahko povzamejo dokument, odgovorijo na vprašanje ali pripravijo besedilo.
Poslovni proces pa se s tem običajno šele začne.
Vzemimo primer prejetega računa. AI lahko iz dokumenta prepozna dobavitelja, znesek, številko naročilnice in datum zapadlosti. V podjetju je nato treba podatke preveriti, račun primerjati z naročilnico, obravnavati morebitna odstopanja, ga poslati v potrjevanje, podatke prenesti v ERP ter dokument ustrezno arhivirati.
Tu se pokaže razlika med splošnonamensko umetno inteligenco in AI, ki je vključena neposredno v upravljanje dokumentov in poslovnih procesov.
Kako je AI vključena v DocuWare?
DocuWare uporablja umetno inteligenco na različnih delih življenjskega cikla dokumenta.
DocuWare IDP (Intelligent Document Processing) je namenjen avtomatiziranemu zajemu in obdelavi dokumentov. Omogoča razdeljevanje dokumentov, klasifikacijo, prepoznavanje in izločanje podatkov ter njihovo nadaljnjo uporabo v procesu.
Če sistem določenega podatka ne prepozna dovolj zanesljivo, se lahko dokument usmeri v pregled uporabniku. S tem AI ni ločena funkcionalnost, ampak del nadzorovanega procesa obdelave dokumentov.
DocuWare Aura pa omogoča delo z informacijami v dokumentih, ki jih organizacija že hrani in upravlja v DocuWare. Uporabnik lahko vprašanja postavlja v naravnem jeziku in tako hitreje pride do informacij, ki jih potrebuje.
Namesto ročnega pregledovanja posameznih dokumentov lahko na primer vpraša:
Katere pogodbe z dobavitelji potečejo letos in vsebujejo določilo o samodejnem podaljšanju?
Pri tem se upoštevajo pravice dostopa do dokumentov, uporabnik pa lahko preveri tudi dokumente, na katerih temelji odgovor.
Od AI orodja do uporabne rešitve
Za podjetja zato ni pomembno samo, kaj umetna inteligenca zna. Pomembno je, kako jo lahko vključijo v svoje vsakodnevno delo.
Pri dokumentih to pomeni povezavo med prepoznavanjem in razumevanjem informacij, preverjanjem podatkov, pravicami dostopa, nadaljnjimi koraki v procesu in sledljivostjo.
Prav tu se pokaže razlika med uporabo AI kot samostojnega orodja in AI kot sestavnega dela poslovnega procesa.
Več o razlikah med ChatGPT in AI v DocuWare ter o tem, kje se njuna vloga razlikuje in kje dopolnjuje, preberite v članku »ChatGPT vs. AI v DocuWare: v čem je razlika?«