Ta podjetja običajno delujejo najbolje, ko lahko uporabljajo avtomatizirane procese za obdelavo dokumentov hitro in učinkovito, brez zapletov z okornimi ročnimi postopki ali težko dostopnimi informacijami.
Verjetno vaša organizacija ni nič drugačna. Verjetno prepoznavate neučinkovitost pri upravljanju vsega tega papirja in da ročni postopki vplivajo na produktivnost. Prav tako verjetno priznavate, da mora obstajati boljši način. Če še niste razmišljali o dokumentnem sistemu za svoje podjetje – ali pa želite iz obstoječih rešitev za upravljanje dokumentov iztisniti več – začnite z raziskovanjem te tehnologije že danes.
Kaj je dokumentni sistem?
Programska oprema za upravljanje dokumentov (DMS) je digitalna rešitev, ki pomaga organizacijam obdelovati, zajemati, shranjevati, upravljati in slediti dokumentom. S skrbnim upravljanjem ključnih poslovnih informacij lahko razvijete procese, ki se začnejo, izvedejo in zaključijo na stabilen, predvidljiv in merljiv način. Skoraj nemogoče je oblikovati in implementirati zanesljive poslovne procese ter digitalne delovne tokove brez popolno opremljene programske opreme za upravljanje dokumentov.
Nekatere komponente programske opreme za upravljanje dokumentov vključujejo:
- Shramba dokumentov - To je mesto, kjer so dokumenti in povezani podatki shranjeni. Glede na to, kako nastavite svoj sistem za upravljanje dokumentov, se lahko shramba nahaja v oblaku ali na lokalnih strežnikih. Možnosti v oblaku so običajno bolj razširljive in cenejše, čeprav lahko regulativne zahteve nekaterih panog zahtevajo, da se dokumenti shranjujejo na strežnikih v podjetju.
- Pregledovalnik dokumentov - To je ena glavnih komponent uporabniškega vmesnika. Tukaj lahko uporabniki pregledajo dokumente in slike na svojih računalnikih ali mobilnih napravah. Najboljša programska oprema za upravljanje dokumentov omogoča prikaz PDF, JPG, TIF, CAD risb in drugih slikovnih formatov ter prikaz elektronskih dokumentov v njihovih izvornih formatih.
- Orodja za delovne tokove - Orodja za delovne tokove usmerjajo dokumente k zaposlenim ali ekipam v vašem podjetju ali pa k strankam ali poslovnim partnerjem izven podjetja. Najboljše rešitve za upravljanje dokumentov ponujajo možnosti za optimizacijo in avtomatizacijo delovnih tokov, kar prihrani čas in denar.
- Indeksiranje za učinkovito iskanje - Indeksni podatki klasificirajo dokumente in določajo vrste dokumentov. Indeksiranje vam omogoča premikanje dokumentov skozi ustrezne delovne tokove in njihovo poznejše iskanje. Na primer, morda morate poiskati račun, poslan gospodu Novaku julija 2020. Če so dokumenti indeksirani po vrsti, številki računa in datumu, lahko iščete vse račune med 1. in 31. julijem tistega leta, ki vsebujejo številko računa gospoda Novaka.
- Sposobnosti OCR - OCR pomeni optično prepoznavanje znakov. To je tehnologija, ki pretvori besedilo iz slik v podatke, ki jih lahko uporablja poslovna programska oprema. Na primer, orodje OCR lahko iz življenjepisa zajame vse pomembne informacije in jih naloži v sistem za sledenje kandidatom.
- Orodja za iskanje - Orodja za iskanje omogočajo zaposlenim zožitev rezultatov iskanja, da najdejo potreben dokument. Glede na vaša merila in nastavitev programske opreme lahko iščete po vrsti dokumenta, indeksnih vrednostih, ključnih besedah in celotnem besedilu.
Dokumentni sistem v oblaku
Veliko podjetij prehaja iz starejših lokalnih sistemov na programsko opremo v oblaku kot storitev (SaaS). Ta preobrazba se bo le še nadaljevala. "Lahkotnost" oblaka spodbuja ta trend. V primerjavi z lokalnimi sistemi, ki zahtevajo implementacijo, nadgradnje in redno vzdrževanje, se programska oprema v oblaku hitro uvede in zahteva minimalno podporo notranje IT ekipe.
Ta "lahkotnost" prinaša še številne druge prednosti, vključno z enostavno možnostjo prilagajanja rasti vašega podjetja in boljšo operativno prilagodljivostjo. Rezultat? Izboljšana učinkovitost, produktivnost in agilnost – vse to vam pomaga določiti nov tempo za poslovanje.
Stroški uporabe oblaka so manjši kot stroški lokalnih sistemov
Programska oprema v oblaku je običajno na voljo v obliki mesečne ali letne naročnine. Ne zahteva začetnih stroškov za licence, saj so podpora in vzdrževanje vključeni v ceno.
Lokalna programska oprema zahteva velik začetni vložek za nakup licenc, poleg tega so tukaj še stroški aplikacije, IT podpore in strojne opreme.
Če upoštevamo letne stroške podpore in vzdrževanja ter tipičen triletni cikel za novo strojno opremo, so skupni stroški uporabe oblaka manjši kot pri enakovredni lokalni namestitvi. Naročnine na storitve so operativni, ne kapitalski stroški, in se pridobijo le, ko jih podjetje potrebuje, kar omogoča predvidljivo načrtovanje proračuna.Slovar besed, ki so pomembne v dokumentnem sistemu
Preden začnete z iskanjem dokumentnega sistema, se seznanite z nekaterimi drugimi pogostimi pojmi, na katere lahko naletite.
- Zajem dokumentov - Zajem se nanaša na postopek prenosa dokumentov v vaš sistem za upravljanje dokumentov. To se doseže na več načinov, vključno s skeniranjem, uvažanjem, pošiljanjem po elektronski pošti, neposrednim zajemom faksov in vnosom podatkov v elektronske obrazce.
- Ustvarjanje slik dokumentov - Ustvarjanje slik dokumentov je postopek pretvorbe papirnih datotek v digitalne datoteke. Pogosto se to doseže s skeniranjem, ki pretvori papirne dokumente v formate PDF, JPG, TIF ali druge slikovne tipe.
- Vrsta dokumenta - Vrste dokumentov so širše kategorije, ki ste jih nastavili, kot so "računi", "pogodbe" ali celo "prodaja" ali "podpora strankam".
- Indeksiranje - Organiziranje dokumentov v sistemu za upravljanje dokumentov z omogočanjem uporabe identifikacijskih podatkov, kot so ime dobavitelja ali stranke, datum, znesek in kategorija, ali dodeljevanje širših izrazov, kot so "računi", "pisma", "prodaja" ali "podpora strankam". Indeksni izrazi opredelijo, o čem je dokument. Podjetja bi morala določiti pravila za indeksiranje, da vsi zaposleni uporabljajo enake procese; indeksiranje lahko tudi avtomatizirate z uporabo programske opreme za pametno indeksiranje, ki uporablja strojno učenje za takojšnje prepoznavanje najvrednejših informacij na dokumentu in njihovo pretvorbo v visoko strukturirane, uporabne podatke.
- Verzioniranje - Verzioniranje je postopek beleženja sprememb dokumentov. Če nekdo spremeni dokumente v vašem sistemu, vam nadzor različic omogoča dostop do prejšnjih različic dokumentov ter vpogled v to, kdaj so bile spremembe narejene in kdo jih je izvedel.
7 največjih prednosti uporabe dokumentnega sistema
Dobro upravljanje dokumentov prinaša številne prednosti, vključno z večjimi prihranki, boljšim zadovoljstvom strank, večjim moralom zaposlenih in lažjim skladnostjo z zveznimi, državnimi in panogskimi predpisi. Spodaj si oglejte sedem glavnih koristi sistemov za upravljanje dokumentov.
- Zmanjšana odvisnost od shranjevanja papirja Implementacija dokumentnega sistema (DMS) je najpomembnejši korak pri ustvarjanju brezpapirnega pisarniškega okolja ter odpravljanju stroškov, negotovosti in neučinkovitosti papirja.
Nekateri razlogi za te prihranke vključujejo:
- Zmanjšanje potreb po prostoru za arhive dokumentov. Ko preidete na digitalno obliko, se znebite prostorov polnih papirja in zmanjšate potrebo po prostoru za shranjevanje dokumentov v vašem pisarniškem okolju.
- Nižji stroški arhiviranja. Papirni arhivi, ki jih morate hraniti zaradi skladnosti ali drugih razlogov, vas stanejo denar, če so shranjeni v skladišču in nedostopni. Digitalni arhivi so takoj dostopni in bistveno cenejši za vzdrževanje.
- Stroški papirne dokumentacije. Ko delate s papirjem, je lahko osebje nenehno zaposleni s tiskanjem ali kopiranjem dokumentov za dokončanje nalog. Pri digitalni dokumentaciji so potrebe po tiskanju drastično zmanjšane.
- Stroški dela. S sistemom za upravljanje dokumentov lahko zaposleni hitro pridobijo potrebne informacije. Nihče ne potrebuje zahtevati datoteke ali hoditi do prostora za shranjevanje dokumentov, da začne iskanje. Zaradi te povečane učinkovitosti običajno ni potrebe po dodatnem osebju, ko vaše podjetje raste.
- Enostaven dostop do dokumentov na zahtevo Dostop do dokumentov na zahtevo ne le zmanjša vaše stroške dela, ampak lahko izboljša moralo zaposlenih, zmanjša napake in napačne komunikacije ter znatno poveča zadovoljstvo strank.
S pravim sistemom za upravljanje dokumentov lahko zaposleni hitro najdejo, kar iščejo, bodisi pri delu na raziskovalnem projektu, skrbi za pacienta ali pogovoru s stranko o naročilu.
- Izboljšana skladnost Enostaven dostop do dokumentov — in vsega, kar je z njim povezano — vam pomaga, da se držite zahtev regulativne skladnosti. Tukaj je le nekaj priložnosti za boljšo skladnost, ki se pojavijo, ko vlagate v upravljanje dokumentov:
- Boljša dokumentacija. Ko imajo pooblaščeni člani ekipe, stranke, revizorji in drugi dostop do celotne zgodbe o transakciji ali računu, je lažje dokazati skladnost ali ugotoviti, kje niste bili tako previdni, da lahko te vrzeli naslovite v prihodnje.
- Nadzor dostopa. Najboljša programska oprema za upravljanje dokumentov vam omogoča nadzor nad tem, kdo ima dostop do datotek, in celo ustvarjanje zapisov o pregledu. To vam pomaga zagotoviti, da so varne informacije na voljo le na potreben način ali kot zaupne.
- Nadzor različic. Nadzor različic vam omogoča, da vidite, kdo je spremenil dokument in kdaj. Lahko vidite, kako in kdaj so bili dokumenti dodani, premaknjeni ali izbrisani, kar pomaga zagotoviti točnost in skladnost vaših zapisov. Za več informacij o nadzoru različic dokumentov preberite naš blog.
- Izboljšano sodelovanje med ekipami in strankami Sistemi za upravljanje dokumentov v celoti podpirajo sodelovalno okolje, ne glede na to, ali zaposleni delajo v pisarni, na daljavo ali med gibanjem. Ker tretjina pisarniških delavcev pravi, da bi verjetno zapustili službo, če bi bila oddaljena delo popolnoma ukinjena po pandemiji, so sistemi, ki omogočajo sodelovanje brez potrebe po tem, da so ljudje na istem prostoru, ključnega pomena.
Tukaj je le nekaj načinov, kako programska oprema za upravljanje dokumentov podpira sodelovanje:
- Ljudje lahko hkrati ogledajo dokumente. To pomaga sodelavcem pri razpravi o projektih, težavah z računi in drugih temah na najbolj učinkovit način, bodisi preko telefona, videokonference ali klepeta.
- Stranke in poslovni partnerji lahko vidijo dokumente na osnovi dovoljenj. Morda boste omogočili omejen dostop za zunanje uporabnike, da prispevajo k projektu ali spremljajo, kaj se dogaja. To podpira komunikacijo in preglednost, kar je odlično za zadovoljstvo strank.
- Možnosti avtomatizacije za izboljšanje delovnega toka Najboljše možnosti programske opreme za upravljanje dokumentov vključujejo avtomatizacijo. Ne glede na to, ali gre za avtomatizirano skeniranje in indeksiranje ali možnost usmerjanja dokumentov z uporabo delovnih tokov po vnaprej določenih pravilih, te rešitve pospešijo običajne procese in zmanjšajo dolgotrajne ročne naloge za vaše osebje. Na primer, z DocuWare lahko avtomatizirate pogoste poslovne procese, vključno z odobritvijo računov, uvajanjem zaposlenih in ohranjanjem zapisov.
- Nadaljevanje poslovanja za mirnost Če se odločite za upravljanje dokumentov v oblaku, je mirnost, ki jo pridobite, lahko ogromna. Najboljši ponudniki za upravljanje dokumentov uporabljajo redundantno shranjevanje podatkov, da zagotovi hitro in popolno obnovitev po katastrofi. Tudi če vaše podjetje prizadene orkan, požar ali druga naravna katastrofa, bodo vaši dokumenti varni in takoj dostopni.
Oddelki v podjetju, ki jim dokumentni sistem prinaša številne prenosti
Kadrovska služba
HR mora sprejeti nekaj ključnih odločitev, kot so koga zaposliti, kako izboljšati postopek uvajanja in kako najbolje upravljati zaposlene.
Programska oprema za upravljanje dokumentov pomaga HR vodjem pri teh pomembnih področjih z avtomatizacijo optičnega prepoznavanja znakov (OCR) in elektronskega zajemanja zapisov zaposlenih, HR datotek in poslovnih dokumentov v osrednji repozitorij. Od tam lahko HR vodje ustvarijo enostavne poteke dela za upravljanje teh ključnih področij. Oglejte si nekaj primerov:
- Iskanje pravega talenta je enostavnejše, ker so vloge, obrazci in e-pošta shranjeni na enem osrednjem mestu za enostaven dostop odločevalcev, informacije pa nemoteno tečejo med člani ekipe.
- Postopek uvajanja zaposlenih je izboljšan, saj lahko vodje ustvarijo digitalne poteke dela za vse nove zaposlene. Na primer, lahko samodejno pošljete dobrodošlice in informacije za orientacijo.
Finance in računovodstvo
Dosezite učinkovitost na področjih financ in računovodstva, kot so terjatve, obveznosti in finančne revizije.
Prejeti računi
Uvedite nov ritem pri prejetih računih z:
- Hitro in enostavno zajemanje papirnih in elektronskih računov
- Dodeljevanje dokumentov v vnaprej določene strukture za enostavno iskanje
- Samodejno usklajevanje računov z naročilnicami
- Učinkovitimi poteki dela za postopek odobritve
- Izogibanjem človeškim napakam, zmanjšanjem obdelave računov in odpravljanjem ročnega vnosa podatkov
Terjatve
Pospešite izterjave tako, da povežete povezane dokumente s procesom naročil, da lahko hitreje ustvarjate in obdelujete račune ter spremljate in upravljate plačila. Na primer, odobritev plačil lahko kombinirate s poteki dela za sproščanje.
Finančne revizije
Shranjujete lahko popoln in varen zapis vseh poslovnih transakcij, kar pomaga med revizijskim postopkom. To vključuje e-pošto, pogodbe in druge zaupne informacije. Do teh zgodovinskih informacij dostopajte takoj, ko jih potrebujete, brez zamud.
Prodaja in marketing
Glede na raziskavo CSO Insights "88 % prodajnih strokovnjakov ne more najti ali priklicati ključnega prodajnega materiala na svojem pametnem telefonu," kar vodi do daljših prodajnih ciklov in izgubljenih poslov.
Sistem za upravljanje dokumentov (DMS) to težavo reši z:
- Zajemom potencialnih strank prek spletnih obrazcev, ki se nato usmerijo do prave prodajne ekipe
- Shranjevanjem ključnega prodajnega in marketinškega gradiva v digitalni repozitorij za enostavno iskanje
- Varno izmenjavo ustreznih dokumentov in informacij s člani ekipe
3 najboljše praske dokumentnega sistema, ki se jih je potrebno držati
Sam nakup/najem dokumentnega sistema in njegova uporaba v podjetju vam teh koristi ne prinese avtomatično. Poskrbite, da boste s ponudnikom sodelovali pri načrtovanju močne implementacije, ki vključuje usposabljanje in komunikacijo z vašimi zaposlenimi. Več ko boste pridobili podpore svojih zaposlenih, večja je verjetnost, da bodo uporabljali programsko opremo in pomagali izkoristiti te koristi.
Tukaj so še trije najboljši pristopi, ki jih je vredno upoštevati:
- Ustvarite standardne operativne postopke za uporabo vašega sistema za upravljanje dokumentov. Načrtujte vnaprej in se odločite, kako želite, da se vaš sistem za upravljanje dokumentov uporablja. Ustvarite standardne operativne postopke in izobraževalne materiale, ki jim lahko zaposleni na vseh ravneh sledijo, ko imajo vprašanja. Bolj kot bodo vaši timi dosledni pri uporabi programske opreme, večje bodo koristi.
- Zajemite dokumente čim prej
Vsaka organizacija ne more postati 100 % brezpapirna, vendar so najboljši rezultati doseženi, ko čim več dokumentov pretvorite v digitalno obliko in jih zajamete čim bližje "vstopni točki".
Na primer, določene vrste pošte je treba odpreti in takoj skenirati ter poslati ustreznim osebam kot digitalne dokumente. Delovni tokovi morajo zaposlenim omogočiti, da priloge neposredno pošljejo v sistem za upravljanje dokumentov, namesto da bi morali dokumente natisniti iz e-pošte.
- Ne posnemajte starih papirnih procesov
Definirajte delokroge, ki jih zares potrebujete
Digitalno upravljanje dokumentov je najbolj primerno za delovne tokove, osredotočene na dokumente, kot so tisti na že prepoznanih poslovnih področjih: finance, prodaja in trženje ter kadrovska služba. Ti delovni tokovi zaposlenim običajno omogočajo prehod iz zamudnih ročnih procesov na bolj produktivne avtomatizirane rešitve.
Da bi lažje prepoznali ta področja, začnite s pogostimi primeri, ki običajno prinašajo znatne izboljšave produktivnosti, na primer obdelava računov, uvajanje zaposlenih in upravljanje pogodb.
Integracije/povezave z drugimi sistemi
Integracija je ključna prednost vsakega dokumentnega sistema (DMS). Ko enkrat določite svoje delovne tokove, poiščite točke integracije. Spodaj so primeri integracije v teh treh pogostih delovnih tokovih:
Odobritev računov - Integracija z računovodskim ali ERP sistemom zagotavlja, da so podatki skladni v obeh sistemih in odpravlja dvojni vnos podatkov. To je lahko integracija s Pantheonom, Largom, Metakocko, Opal itd. za manjše podjetje ali z Microsoft NAV, BC, AX, FO, SAP in drugi za večja podjetja.
Uvajanje zaposlenih - Kadrovske ekipe pogosto uporabljajo sistem za upravljanje človeških virov (HCM), kot sta Kadris ali eHRM, za upravljanje informacij o zaposlenih in za avtomatizacijo procesov v pisarni, kar zagotavlja, da so podporni dokumenti zajeti, usmerjeni, podpisani, dokončani, odobreni in shranjeni z ustreznimi nastavitvami zasebnosti.
Upravljanje pogodb
Upravljanje dokumentov se integrira z orodji, ki jih pravne in nabavne ekipe redno uporabljajo: Microsoft Office in Microsoft Outlook. Uspešnost ekip, ki upravljajo pogodbe, je v veliki meri odvisna od strukturiranega delovnega toka, ki podpira močno varnost in nadzor nad različicami dokumentov.Najpogostejša vprašanja in odgovori pri dokumentnih sistemih
Kaj počne dokumentni sistem?
Dokumentni sistem zajema, upravlja, pridobiva in shranjuje dokumente v elektronski obliki. Opredeljen je kot sistem za varno shranjevanje dokumentov, ki omogoča podjetjem doseganje novih ravni hitrosti, natančnosti in preglednosti, hkrati pa ustvarja predvidljivo, zanesljivo in ponovljivo informacijsko infrastrukturo.
Te rešitve se morajo integrirati z drugimi sistemi, kot so e-pošta, ERP, računovodski ali sistemi za upravljanje odnosov s strankami (CRM). Te integracije vam pomagajo razviti in avtomatizirati poteke dela, ki vključujejo dokumente, ter omogočajo zaposlenim dostop do dokumentov, kadar jih potrebujejo za opravljanje svojega dela.
Kakšna je razlika med dokumentnim sistemom (DMS) in ECM?
Medtem ko se dokumentni sistem specializira za zajemanje, shranjevanje in avtomatizacijo pretoka dokumentov v poslovnih procesih, ECM opisuje programsko opremo, ki zajema še več: vključuje upravljanje spletne vsebine, upravljanje družbenih vsebin in druge funkcije na ravni podjetja.
ECM je običajno uveden v velikih podjetjih, saj so licence in konfiguracije zapletene, drage in časovno potratne za implementacijo. Zato ECM ni primeren za mala in srednje velika podjetja, ki potrebujejo osnovno upravljanje dokumentov.
Zakaj potrebujem programsko opremo za upravljanje dokumentov?
Dokumentni sistem je nujna rešitev za večino podjetij. Papir, čeprav ni povsem zastarel, je drag in ga je težko vzdrževati. Zahteva lahko drago skladiščenje. Poleg tega mora zaposleni papir shraniti, drugi pa mora porabiti čas, da ga pridobi, ko potrebuje informacije. Papir je tudi vezan na ročne procese, ki prispevajo k višjim stroškom, zmanjšani učinkovitosti in več napakam. Dokumentni sistem pa vam ponuja možnosti za digitalno shranjevanje in pridobivanje, avtomatizirane poteke dela, varnost podatkov in ukrepe za skladnost.
Kaj je načrt upravljanja dokumentov?
Načrt upravljanja dokumentov je pisni zapis o tem, kako upravljate svoje dokumente - tako papirne kot elektronske. Vključuje lahko:
- Kje in kako so dokumenti shranjeni
- V katerih primerih so dokumenti arhivirani
- V katerih primerih se dokumenti lahko spremenijo in kako upravljate verzije ob tem
- V katerih primerih se dokumenti lahko izbrišejo in kakšen zapis o njihovem obstoju ostane
- Kdo ima dostop do različnih dokumentov
- Katere osebe imajo dostop do določenih dokumentov
- Kako delujejo poteki dela dokumentov
- Kako se dokumenti zajemajo in vnesejo v vaš sistem
Kakšne vrste podjetij lahko koristijo programsko opremo za upravljanje dokumentov?
Skoraj vsako podjetje lahko izkoristi neko vrsto sistema za upravljanje dokumentov. Ko gre za programsko opremo za upravljanje dokumentov, obstajajo možnosti, ki podpirajo podjetja v različnih panogah. DocuWare ima rešitve za podjetja s področja financ in računovodstva, prodajnih in marketinških ekip, zdravstvenih organizacij, proizvodnje in mnogih drugih.