Koliko stvari je treba spremljati pri enem samem službenem vozilu?
Zavarovanje, vinjeto, servise, račune, roke in vso dokumentacijo, ki sodi zraven. Pri večjem številu vozil se tega hitro nabere precej.
Dokumente lahko hranite v fasciklih, Excelu ali lepo urejenih mapah v SharePointu. Hramba pa je samo en del.
DocuWare je dokumentni sistem za upravljanje dokumentov in avtomatizacijo poslovnih procesov.
Primer iz prakse
Pri eni od naših strank so dokumentacijo službenih vozil hranili v fasciklih. Iskanje posameznega dokumenta je zato vzelo precej časa, roke pa je bilo treba spremljati posebej.
Danes so dokumenti v DocuWare povezani s posameznim vozilom. Tako lahko hitro dostopajo do servisov, računov, zavarovanj in druge dokumentacije, povezane s konkretnim vozilom.
Sistem spremlja tudi pomembne roke in pravočasno opozori na potek zavarovanja, vinjete ali prihajajoči servis.
Možnosti pa se tu ne končajo
Glede na potrebe podjetja lahko DocuWare sproži tudi naslednje korake. Na primer obvesti odgovorno osebo, ustvari nalogo ali dokument pošlje v pregled oziroma odobritev.
Tako dokument ni samo shranjen. Lahko postane del procesa, ki se nadaljuje po vnaprej določenih pravilih.
Koliko tega pri vas še spremljate ročno?
Poglejmo, kaj bi lahko pri upravljanju dokumentacije in procesov prevzel DocuWare pri vas.