ViboR
Vibor > Novice > Obdelava računov v dokumentnem sistemu DocuWare

13. 04. 2021 Obdelava računov v dokumentnem sistemu DocuWare

Katere so ključne stvari na katere moramo biti pozorni pri optimizaciji obdelave vhodnih računov

Ko se stranke odločajo za izbiro ponudnika dokumentnega sistema za avtomatizacijo procesa vhodnih računov, imajo ponavadi veliko vprašanj, veliko od teh vprašanj obvisi v zraku. Različni ponudniki obljubljajo vse mogoče, izbira seveda ni lahka. Veliko je sicer dostopnih informacij na spletu, tako dobrih kot tudi slabih in napačnih, vendar ko se predstavijo vse možnosti, prednosti uporabe in morebitne zanke, je odločitev seveda lažja.

V nadaljevanju vam bomo predstavili ključne elemente sistema, ki izboljša in olajša procesiranje vhodnih računov.


Za uspešen poslovni proces moramo zagotoviti sledeče:

  • Zajem dokumenta: Račun zajamemo s skenerjem, multifunkcijsko napravo, iz elektronske pošte ali z Drag&Drop funkcijo. DocuWare je inteligenten dokumentni sistem, zato sistem že samodejno prebira pomembne podatke z računa in samodejno napolni potrebne podatke.
  • Povezovanje spremne dokumentacije k računu: V dokumentnem sistemu DocuWare je seveda poskrbljeno tudi za samodejno povezovanje prilog k računom kot npr. naročilnice, dobavnice, prevzemi, CMR nalogi, garancije, bremepisi/dobropisi…
  • DocuWare prebira tudi postavke iz računov: V kolikor je na računu ali pa na dobavnici več postavk, to za dokumentni sistem DocuWare ne predstavlja težav, ker uspešno prebira tudi postavke.
  • Pregled in dodelitev računa v potrjevanje:. Naloga uporabika je zgolj, da podatke preveri in izbere ustrezne potrjevalce računa.
  • Potrditev/zavrnitev računa: Naloga odgovornih v podjetju je, da račun potrdijo oziroma zavrnejo ali pa ga pošljejo v dodaten pregled pred potrditvijo.
  • Prenos v računovodski program: DocuWare omogoča, da se poslovno informacijski sistem in dokumentni sistem zlijeta v eno delovno okolje. Ko se račun prenese je naloga uporabnika le še likvidacija računa. DocuWare prinaša veliko stopnjo fleksibilnosti in možnosti povezav tudi z ostalimi programskimi paketi in rešitvami.

Nekaj ključnih stvari na katere moramo biti pazljivi:

  • Vrhunsko pripravljen delokrog: Delokroge oziroma Workflowe vam pripravijo naši specialisti v sodelovanju z vami in tako zagotovimo enostaven in pregleden poslovni proces.
  • Povezljivost z vašim računovodskim programom: DocuWare je že povezan s številnimi ponudniki računovodskih programov tako slovenskih kot tujih (Pantheon, MIT, Largo, MS NAV, MS AX, Metakocka in številni drugi). Sistema poveže naša ekipa izkušenih specialistov v sodelovanju z ekipo ponudnika, ki obenem zagotovijo, da uvedba DocuWare ne oteži obstoječega dela, temveč ga olajša in izboljša.
  • Iskanje dokumentov po celotnem dokumentu (OCR): DocuWare omogoča iskanje po ključnih besedah, kot bi uporabljali internetni brskalnik. Iskane ključne besede dodatno izpostavi in s tem omogoči pregled boljši pregled iskanj.
  • Zakonsko skladen arhiv: Po uspešni likvidaciji računa se le-ta lahko samodejno shrani v zakonsko skladnem arhivu.
© 2021 Vibor d.o.o. Vse pravice pridržane
Produkcija: Kokos Agency