ViboR
Vibor > Novice > Uvedba dokumentnega sistema – na kaj moramo biti pozorni pri izbiri DMS in uvedbi

06. 04. 2021 Uvedba dokumentnega sistema – na kaj moramo biti pozorni pri izbiri DMS in uvedbi

Uspešna vpeljava dokumentnega sistema zavisi od prenekaterega dejavnika in preden se lotite dela je pomembno, da si odgovorite na nekatera vprašanja.


Procese znotraj organizacije obvladujemo s pomočjo različne programske oprem, ki nam izvedbo posameznega procesa olajša in omogoča večji nadzor nad posameznimi koraki. Zato je na pomembnejše vprašanje, katere procese bomo vključili v dokumentni sistem in seveda ali bomo vključili tudi programsko opremo uporabljano v teh procesih, pred nadaljevanjem, potrebno odgovoriti.

S pravim dokumentnim sistemom, bo vaše delo z dokumenti bolj  enostavno in učinkovito. 

Ko boste imeli odgovore na zgornja vprašanja je potrebno definirati tudi število uporabnikov, ki bodo novi dokumenti sistem uporabljali. To je pomembno predvsem iz vidka izbora dokumentega sistema. Res da velikost organizacije ni pomembna za samo vpeljavo, je pa pomembno število uporabnikov, le -ti lahko vplivajo predvsem na cenovno plat uvedbe.


Pri popolni digitalizaciji poslovanja in obdelave dokumentov vam je v največji možni meri  lahko v pomoč dokumentni sistem, ki omogoča digitalizacijo celotne poslovne dokumentacije, njen zajem, distribucijo, potrjevanje, shranjevanje, iskanje in na koncu tudi varno arhiviranje.


Izbira pravega dokumentega sistema ena izmed strateških odločitev znotraj organizacije. 

Na trgu obstaja ogromno rešitev, ki so prilagojene tako velikosti organizacije, kot tudi kompleksnosti posameznih procesov. Če se za začetek osredotočimo na majhna in srednje velika podjetja je ViborApp lastna rešitev podjetja Vibor, cenovno in iz uporabnostnega vidika vsekakor bila primerna izbira. Nudi vse pomembne značilnosti velikih sistemov, je visoko prilagodljiv dokumentni sistem z možnostjo integracije z obstoječo programsko opermo. Z rastjo organizacije raste tudi ViborApp, zato ni skrbi da na poti uspeha ne boste prejeli zadostne podpore.

Medtem pa DocuWare dokumentni sistem, podjetja s sedežem v Nemčiji, sistem namenjen predvsem za srednja in velika podjetja. Zanesljiv, prilagodljiv in varen dokumentni sistem, ki bo pokril vsa poslovna področja posamezne organizacije in omogočil digitalizacijo poslovnih procesov. 


Pri odločanju ne pozabite na vizijo prihodnosti, kje se vidite čez pet let in kako vam lahko dokumentni sistem na tej poti pomaga in vas podpre pri razvoju. 

Ester Bradač
© 2021 Vibor d.o.o. Vse pravice pridržane
Produkcija: Kokos Agency